Как малому и среднему бизнесу эффективно вести документооборот
Грамотная организация документов — неотъемлемая часть эффективной работы любой организации. Компании имеют дело с множеством приказов, договоров и прочей документацией, которую важно правильно оформлять, учитывать и хранить. ERP-система с модулем онлайн-бухгалтерии помогает значительно снизить нагрузку как на бухгалтеров, так и владельцев бизнеса. Правильно подобранное программное обеспечение упрощает учёт кадров и работу с документами, позволяя бизнесу расти быстрее, а сотрудникам компании фокусироваться на приоритетных задачах.
В этой статье расскажем, как ERP-система Site.pro делает документооборот быстрее и проще.
Как Site.pro помогает организовать документы
ERP-система Site.pro создана с учетом потребностей малого и среднего бизнеса, ООО и ИП. Программа способствует автоматизации рутинных процессов, включая работу со счетами, документами, кадрами, аналитикой компании. Можно настроить удобные интеграции с банковскими системами, кассами, интернет-магазинами и маркетплейсами, создавать и импортировать карточки клиентов.
Одно из основных преимуществ программы — простота использования, интуитивность и доступность. Для того, чтобы пользоваться полным функционалом, не нужен мощный компьютер — Site.pro работает напрямую из браузера с любых устройств. База знаний позволяет быстро освоить программу даже новичкам, а многопользовательский режим упрощает работу в команде, включая обмен документами между сотрудниками и отделами.
Делиться документами можно как внутри программы, так и отправляя их по электронной почте. Рассмотрим подробнее, как именно система организует работу с документами.
Регистры и виды документов
Site.pro предоставляет фунционал, необходимых для оформления и хранения значимых документов:
-
Регистр приказов — приёма на работу, увольнения, надбавок, ежегодных отпусков. Есть возможность создать заказ на проводку. Также можно учитывать суточные в командировках, задавать страну поездки и рассчитывать суточные по заданным расценкам.
-
Договоры — регистрация договоров с клиентами компании.
-
Внутренние документы — хранение внутренних актов и положений в бухгалтерской программе.
-
Реестр электронных писем, входящие и исходящих сообщений — регистрация писем, отправленных через программу либо через поставщиков почтовых услуг.
-
Листы нетрудоспособности — оформление больничных листов, выданных работникам.
Управление отпусками
Начисленные отпускные дни — в программе можно посмотреть баланс отпускных дней сотрудников на выбранную дату. По умолчанию ежегодный отпуск установлен в 20 рабочих дней. Однако можно указать большее число дней по условиям трудового договора.
Страхование
Регистр страхования — оформление страховых полисов, расчёт страховых премий. Есть опции по переносу страховой суммы из расходов будущих периодов, с выбором способа вычета: ежемесячно, ежеквартально или каждые шесть месяцев.
Преимущества использования Site.pro
-
Упрощение документооборота — все необходимые регистры и виды документов доступны в одном месте. Это позволяет избежать разрозненности и потери важных записей.
-
Контроль отпусков и больничных — как сотрудники, так и HR-специалисты видят актуальный баланс отпусков и учёт больничных листов, что помогает избежать ошибок.
-
Гибкость — возможность задавать условия (например, количество отпускных дней по договору выше стандартного; выбор способов расчёта страховых взносов и вычетов) делает систему адаптируемой к особенностям компании.
-
Удобное хранилище данных — программа предоставляет надежное хранилище внутренних документов, договоров, писем; реестры помогают вести учёт и обеспечивают доступность информации в любой момент.
Почему это важно для бизнеса
-
Юридическая защита: правильно оформленные приказы, договора и больничные листы — защита в спорах с сотрудниками или контролирующими органами.
-
Экономия времени: автоматизированный учёт, формы и регистры уменьшают ручной ввод и ошибки.
-
Прозрачность: сотрудники и руководство имеют ясность по отпускным, больничным, условиям договоров и внутренним документам.
-
Финансовый контроль: правильный учёт страховых взносов и премий, возможность переносов расходов — важный элемент для бухгалтерии.
Вывод
ERP-система с онлайн-бухгалтерией — полезный инструмент для организаций, желающих систематизировать и автоматизировать весь спектр кадровых и юридических документов. Возможность вести приказы, договоры, учитывать отпуска и страховку в одном интерфейсе делает Site.pro практическим решением для малого и среднего бизнеса, ООО и ИП.
Изображение: Анна Ермолаева
Реклама / ООО «Борцов.гроуп» / ИНН 7814805769 / КПП: 781401001 / 9.2.1 ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ