Для чего фрилансеру система Work management и база знаний?

Работа копирайтера требует определенной систематизации. Чтобы не запутаться в том, что когда сдавать и что осталось сделать, можно применять разные инструменты. В статье расскажу о том, как я вижу организацию работы фрилансера. Лет семь или восемь назад один добрый человек, почитав мои посты в соцсетях, посоветовал монетизировать зачатки писательского таланта. Я попробовал. Не сразу, но получилось что-то с человеческим лицом. Сейчас я автор более чем тысячи статей, редактор в контент-агентстве. Плюс у меня есть несколько сайд-проектов. Принципы управления задачами Work management, как модно сейчас это называть, существовал со времён первобытного строя. Вождь должен был так раздать задачи и отследить их выполнение, чтобы племя не вымерло с голоду, не вымерзло в холода и не было перебито соседями, «давшими обратку» в ответ на слишком наглое вторжение в их охотничьи угодья. Вряд ли первобытные вожди рисовали таблички на стенах пещер, но какие-то зачатки управления у них были. Современный человек изобрёл множество разных штук для планирования. До сих пор в ходу бумажные ежедневники, даже у меня такой есть. В любом редакторе электронных таблиц, начиная со всеми любимого MS Excel, обязательно есть шаблон планировщика. Чтобы задача была выполнена, она должна быть поставлена, например, по принципам SMART. То есть задача должна быть: конкретной (Specific);измеримой (Measurable);достижимой (Achievable);значимой (Relevant);ограниченной по времени (Time bound). Применительно к моей работе этот принцип трансформируется в примерно такое представление. S — тип работы (копирайтинг или редактирование), формат материала на выходе (пост, статья, прототип лендинга, письмо или цепочка писем и т. д.), способ распространения — конкретный сайт, конкретный паблик в соцсети, конкретный ТГ-канал, e-mail и т. д. M — объём и количество иллюстраций. A — требования к уникальности материала. R — экспертность / призыв к действию / позиция в поисковой выдаче. T — дедлайн. Если M, A и R прописываются в ТЗ на статью (а оно есть в любом случае, пусть даже это одно предложение в мессенджере), то S и T просятся в какую-то таблицу. Ещё год назад я вёл такую таблицу просто в Google Sheets — облачном аналоге Excel. Почему не в локальной таблице? Я работаю в разных местах, на трёх разных своих компьютерах, плюс могу сесть за любой с доступом в интернет и работать в привычном пространстве благодаря облачным технологиям и синхронизации аккаунта Google. Мне приходилось даже писать и редактировать статьи с телефона. От таблички к базе знаний Табличка в Google — это здорово, но оставалось слишком много ручного труда, а о дедлайнах никто не напоминал. Можно было бы дублировать даты в тот же Google Calendar, но почему-то он у меня не прижился. Примерно год назад мне заказали статью о сервисе Notion (заблокирован для россиян). Это база знаний + база данных, очень удобная и понятная штука. Я кратко ознакомился с возможностями, и они меня покорили. В одну статью базы знаний можно напихать таблицы по типу экселевских, диаграммы Ганта, канбаны, схемы, видео, майнд-карты — в общем, любые встраиваемые объекты. А ещё в Notion есть AI-ассистент, который помогает искать что-то, а также писать тексты и составлять темники, да вообще генерировать любые ответы на любые вопросы. Юрий Славин, личный архив. Вот так выглядела моя страница в Ноушн Но 12 сентября 2024 года Notion помахал ручкой всем россиянам. Некоторое время я работал через VPN, а потом решил поискать что-то отечественное. Почитал vc и остановился на Teamly. Дела в порядке — спасибо системе Work management По понятным причинам реальную базу данных я не покажу. Но принципы организации — сколько угодно. Главная часть моей базы — таблица с задачами. По ней сразу видно, сколько задач в работе, какая на каком этапе находится и когда её надо сдать. Юрий Славин, личный архив Чтобы было удобно, я сделал разные представления. Самое рабочее — канбан, в котором под каждое состояние задачи отведён свой столбец. Выполнил этап — перетащил карточку в следующий столбец. Юрий Славин, личный архив Ещё один канбан показывает мне распределение задач по заказчикам. Здесь уже ничего таскать не надо, это просто для ясности. Юрий Славин, личный архив И ещё одно представление той же таблицы — диаграмма Ганта. На ней видно, сколько длится каждая задача и когда её конец. Очень помогает в планировании, чтобы не навесить на себя одновременно 4 статьи с дедлайном в один день. Юрий Славин, личный архив База знаний для одиночки Многие интернет-сервисы хранят историю. К таким относится нейросеть perplexity. ai, которая помогает мне делать часть работы. Чтобы добиться от неё вменяемого результата, я долго совершенствовал промпты — запросы на русском языке. Постоянно искать их в глубинах диалогов — трата времени, которую я не могу себе позволить. Поэтому я сложил нужные промпты в статьи базы знаний, и теперь они всегда под рукой. Статьи — это не просто заметки. Это могут быть документы со сложной структурой, они могут содержать внедрённые объекты — картинки, видео, диаграммы и вообще всё, что можно впихнуть в iframe. Юрий Славин, личный архив В статьях можно ссылаться на любые другие статьи и таблицы в базе знаний. Кроме текста можно создавать: умные таблицы — их я показал в первую очередь, на своём списке задач;интеллект-карты;интерактивные доски — на них, например, можно рисовать схемы процессов, информационные потоки и многое другое. Юрий Славин, личный архив. Интеллект-карта (майнд-карта) Юрий Славин, личный архив. Блок-схема Чтобы не делать всё с нуля, таблицы, статьи и даже целые рабочие пространства можно создавать по шаблонам. Потом достаточно только поменять данные на свои. Юрий Славин, личный архив Прицел на будущее База знаний и Work management для одного человека многим покажутся избыточными. На самом деле они помогают структурировать мысли и время и не «ловить запары», сидя с красными глазами далеко за полночь, когда сгорают дедлайны. А ещё я иногда мечтаю, что у меня появятся помощники и соавторы. Тогда мои наработки будут полезны для того, чтобы быстро ввести их в курс дела и отслеживать проекты. Кстати, у Teamly есть функционал для создания обучающих курсов из статей базы знаний — очень удобно. В общем, если вы — фрилансер или бизнесмен, то вам может быть полезен мой опыт. Системы Work management позволяют управлять процессами и знаниями, делать работу более планомерной и эффективной....

Эту статью описывают теги: фриланс