Оптимизация. Чему учиться?

В обсуждении вопроса «какую комбинацию курсов нам/мне лучше выбрать» первое, с чем стоит разобрать (и не только в решении этой задачи) – это формулировка задачи, описание проблемы. То есть необходимо ответить на вопрос: «Чтобы что?» И среди ответов на этот уточняющий вопрос по поводу целей обучения нередко встречается: «Нам в организации нужно оптимизировать затраты на ИТ».

Оптимизация

Если задуматься над смыслом этого слова (в том числе, опираясь на объяснение, предлагаемое словарями), то задача по оптимизации в общем случае может быть переформулирована так. Получать бОльший (точнее, лучший) результат, тратя не больше ресурсов. «Больший/лучший» здесь следует понимать в широком смысле (больше количество, выше и стабильнее качество, снижение рисков и т.п.).
Частным случаем такой формулы является сокращение затрат («не меньший результат при меньших затратах»). Мне кажется, именно это чаще всего имеют в виду, когда используют слово «оптимизация». Оно стало почти синонимом слова «сокращение» («оптимизация численности персонала» – эвфемизм, означающий, что какое-то количество сотрудников уволят; «оптимизация бюджета» … ну, вы поняли). Тем не менее, нужно осознавать, что сокращение – не всегда оптимально. Например, что толку сокращать затраты на выполнение работы, результаты которой вообще не нужны? Наоборот, вполне возможно, что для организации оптимальнее увеличить затраты на выполнение какой-то работы, поскольку конечный результат этой работы имеет большую пользу/выгоду для организации.
В общем, банальное «нужно делать то, что нужно (и возможно даже делать больше, чем мы делали раньше), и не нужно делать то, что не нужно» и есть оптимизация.
Но как всё сказанное помогает в выборе области приложения усилий? И, соответственно, в выборе области, в которой стоит прокачать знания и навыки?

На что направить усилия

Из уже сказанного можно вывести следующие вопросы, на которые нам хотелось бы иметь более достоверный ответ.

1. Сколько ЭТО стоит? Почему столько?
2. Как ЭТО можно сделать/получить с меньшими рисками и затратами (времени/сил/денег)
3. Как ЭТО помогает организации достигать цели? А то, может быть, нужно не ЭТО, а вот ТО.

«ЭТО» – не аббревиатура. Это обозначение сущности, по отношению к которой мы говорим об оптимизации. Например, ИТ в целом, конкретное ИТ-подразделение, какая-то часть деятельности, например поддержка, проекты (или конкретная группа проектов).

Конечно, все эти вопросы связанные. Но, чтобы более быстро и эффективно разобраться с ключевыми задачами, можно их всё-так разделить. Например, предложенным образом. И тогда становится проще разобраться с тем, в каких областях нужны новые знания.

Себестоимость

Вопрос о том, во что обходится нам тот или иной результат деятельности ИТ-подразделения обычно непрост. Мы можем определить сумму всех затрат организации на ИТ. Мы знаем затраты на конкретный элемент ИТ (сервера, лицензию, сотрудника, внешние проекты и услуги).
Но в большинстве случаев нас интересуют вопрос суммы затрат на ИТ-услугу, или во что обходится предоставление конкретной ИТ-услуги конкретному потребителю (например, конкретному бизнес-подразделению). А с этим гораздо сложнее. Ведь один сервер (одна лицензия, один сотрудник или одно подразделение) часто задействованы для предоставления разных услуг. Или, если даже одной ИТ-услуги, – разным потребителям. Обычно не менее 70% затрат в ИТ являются косвенными. То есть их невозможно отнести напрямую. И нужно определять так называемые драйверы разнесения затрат – базу, на основе которой рассчитываются доли затрат на конкретный элемент (например, сервер, лицензию, сотрудника), относимые на объект затрат, себестоимость которого нам нужно посчитать. Даже если мы определяем услуги от ИТ-систем, а не от бизнес-процессов, от решения описанной задачи, скорее всего, не уйти. На курсе «VAP: Экономика и финансы ИТ» разбираемся, каким образом строится модель себестоимости, какая используется математика, и, самое главное, какой за ней стоит смысл. Последнее, по моим наблюдениям, самое сложное. Возможно, потому, что некоторые участники ожидают, что существует некий волшебный набор формул, в которые нужно только подставить … (что?), и всё случится само-собой. На самом деле, несмотря на очень простую математику (школьная арифметика, даже не старших классов), самое главное – понять смысл, устройство объекта, модель себестоимости которого строим. Например, понять то, как устроена услуга, то, что называется сервисно-ресурсная модель. Это понимание позволяет рассчитать потребность в ресурсах (оборудование, программное обеспечение, люди), которые используются в предоставлении услуги. И далее, через стоимость ресурсов по модели себестоимость рассчитать. С ключевыми моментами этих расчётов тоже разбираемся на упомянутом курсе.

Стоит заметить, что для построения модели себестоимости ИТ-услуги, нужно сначала определиться с тем, что мы у себя считаем ИТ-услугами. Пара примеров уже была упомянута (услуга – это ИТ-система, или услуга – это ИТ-обеспечение бизнес-процесса [нередко такие услуги включают в себя больше одной ИТ-системы]). Но это отдельная тема.

Как сделать правильно

Для того, чтобы что-то оптимизировать, нужно знать, как это что-то должно работать. Соответственно, разбираясь с рекомендациями лучших практик в той или иной области и тем самым лучше понимая, как должна или может быть устроена та или иная часть системы управления мы, скорее всего, поймём, как оптимизировать соответствующие элементы нашей организации. Например, беспокоит/интересует поддержка – разбираемся с ней. Нужно понять, как что самое главное в управлении проектами – знакомимся с системным изложением на основе изысканий «британских учёных». И так далее, по ключевым областям системы управления.

Целеполагание

Стратегия, планы, приоритеты. Больше всего про эти темы на курсах «Руководство, планирование и совершенствование»  и «Цифровая и ИТ-стратегии».

Мне видится, что сквозной темой, которая пронизывает все выделенные в самом начале заметки и кратко описанные в трёх предыдущих разделах, является построение системы измерения и оценки. И для целеполагания, и для понимания того, что происходит с тем или иным объектом управления, и для оценки результатов. Именно поэтому мы почти на всех курсах разбираемся с этой задачей в контексте темы соответствующего курса. Ну, а отдельно, системно разобраться с тем, как строить систему измерения и оценки, как строить эффективные дашборды, можно на курсе «VAP: Построение эффективной системы KPI для ИТ».

Кстати, если вернуться к самому началу заметки, и посмотреть на всё с точки зрения обучения, то видится, что наиболее адекватной стартовой точкой для большинства траекторий является курс «Основы управления ИТ-услугами».
Понятно желание любого человека как можно быстрее погрузиться в детали именно в той области, в которой предстоит решать задачи. Но, опираясь на личный опыт проведения курсов, могу сказать, что отсутствие чёткой системы, сформированной в голове, очень сильно затрудняет погружение в эти самые детали. Какие-то вещи на продвинутых курсах просто трудно понять и принять, какие-то просто пролетают мимо, не вызывая отторжения, но и не оставаясь в голове. Точно так же, как отсутствие качественного фундамента не позволяет построить нормальное здание. Банально, понимаю В том числе, возвращаясь к оптимизации, которая есть перераспределение (и возможно [но необязательно!] сокращение) затрат, чтобы получать большую (не меньшую) отдачу. Без «Основ», т.е. понимания системы управления в целом, сложно принять решение о том, в каком направлении копать. Не говоря уж об обосновании (почему именно туда?).

Поэтому ответ на вопрос «чему бы поучиться, если нам нужна оптимизация», не такой простой. Хотя, скорее всего, без курса «VAP: Экономика и финансы ИТ» не обойтись. Кстати, ближайший курс будет довольно скоро, 1–3 июля.