Как управлять командой на удаленке. Топ-6 принципов работы

15.11.2024 14:07

Работа в удаленном формате позволяет компании оптимизировать расходы и привлекать профессионалов из разных городов и стран. Но управление такой командой может стать вызовом даже для опытных руководителей. Вместе с CEO агентства PR Integral, основателем event-агентства «‎Притяжение» Марией Пух рассматриваем ключевые принципы, которые помогут эффективно руководить на расстоянии.

Принцип № 1. Понятный регламент общения

В команде должны быть ясные правила коммуникации как с клиентами, так и внутри коллектива. На письма и сообщения, которые приходят в мессенджеры и на корпоративную почту в рабочее время, лучше отвечать в течение часа-полутора. Если решение вопроса затягивается, стоит предупредить собеседника и указать примерное время ответа: «Сегодня прочитать документ нет возможности, завтра до 10:00 смогу вам написать». В переписке важно сохранять деловой тон, не переходить с клиентами на «ты», если об этом не договорились заранее. Прежде чем отправить голосовое, нужно обязательно уточнить — будет ли собеседнику удобно прослушать и ответить на сообщение. То же касается звонков: о них необходимо договариваться заранее.

Для общения внутри команды и с клиентами должны быть отдельные чаты

Для общения внутри команды и с клиентами должны быть отдельные чаты. В группе «для своих» допустимо неформальное общение, но есть и ограничения. Не стоит делиться личными фотографиями, историями и переписками коллег без их согласия. Необходимо избегать комментариев о личной жизни сотрудников, упоминания заказчиков в негативном контексте.

В команде PR Integral в общей группе с коллегами сложилась традиция начинать каждую неделю с нового мема. Такая простая деталь добавляет в общение теплоту, помогает начать рабочий понедельник с хорошим настроением.

Когда в компании работают люди, говорящие на разных языках, нужно учитывать контекст общения, возможную культурную разницу с сотрудниками. Если команда большая, в штат необходимо нанимать переводчика. Такой человек помогает наладить общение в коллективе, решает вопросы, связанные с ведением документации на иностранном языке. Работа с иностранными клиентами также предполагает найм переводчика.

Принцип № 2. Четкий график рабочего дня

Необходимо ввести фиксированное время начала и окончания рабочего дня, а также обеденный перерыв, который соблюдают все сотрудники. Если члены команды находятся в разных часовых поясах, нужно выстраивать график так, чтобы все участники работали в одном ритме. Например, кто-то начинает свой день в 9:00 по местному времени, кто-то в 11:00.

Когда разница составляет более 3–4 часов, можно работать только по московскому времени или подстраиваться под часовой пояс клиента

Когда разница составляет более 3–4 часов, можно работать только по московскому времени или подстраиваться под время клиента. Подстраиваться — а не жертвовать своим личным временем. Даже в удаленной команде сотрудники не ведут рабочие переписки поздним вечером или ночью, конечно, если дело не касается дедлайнов. В этом случае время не имеет значения, главное — решить задачу.

В обычном рабочем графике важно, чтобы сотрудники вели полноценную жизнь: встречались с друзьями, путешествовали, чувствовали радость от работы, а не выгорали.

Принцип № 3. Эффективные инструменты

Онлайн-таблицы и другие сервисы позволяют каждому сотруднику понимать, чем заняты его коллеги, и наблюдать за собственным прогрессом.

Для коммуникации с командой и клиентами удобно использовать мессенджеры (Telegram, WhatsApp), платформы для созвонов (Zoom, Google Meet, VK Звонки).

Чтобы сделать каждую онлайн-встречу эффективной, необходимо провести предварительную подготовку:

выбрать даты и время из свободных слотов;
определить темы и вопросы для обсуждения;
составить план и утвердить тайминг встречи;
проверить технические данные в день конференции, настройки оборудования.

В финале разговора желательно резюмировать достигнутые результаты и договоренности, а постфактум — отразить их в текстовом формате в общем чате.

Для мониторинга проектов подходят программы с интуитивно понятным интерфейсом, простой постановкой задач (Bitrix 24, Asana). Они позволяют выстраивать структуру проектов, назначать ответственных, отслеживать выполнение конкретных задач, прикреплять правки и комментарии.

Для контроля работы удобно использовать общий Google.Диск с отчетами, где каждый сотрудник видит, что было сделано за неделю, месяц или квартал. Единое файловое пространство позволяет вносить изменения и видеть всю историю изменений, избегая обмена файлами через чаты.

Единое файловое пространство позволяет вносить изменения и видеть всю историю изменений, избегая обмена файлами через чаты

Для делового общения можно завести единую почту для всех членов команды или индивидуальные адреса, привязанные к общему ID. Почтой и отчетами клиентов должен управлять отдельный специалист, который сделает документы ясными и структурированными.

Принцип № 4. Регулярная отчетность

В нашем стремительно меняющемся мире многие забывают о недавних событиях: то, что согласовали в начале месяца или достигли в плане KPI — к концу месяца уже могут и не вспомнить. Поэтому клиентам необходимо предоставлять не только ежемесячный, но и еженедельный отчет о проделанной работе. Это необходимо обеим сторонам, чтобы оцифровать результаты работы и оценить ее эффективность.

В процессе подготовки важно учесть следующие факторы.

Выбрать формат отчетности, который будет удобен для всех членов команды, например, ежедневные заметки, прогресс-отчеты по проектам или краткие сообщения о выполненных задачах.
Определить ключевые метрики для отчетности: количество публикаций, посещений или продаж.
Создать единую структуру отчетов, чтобы вся информация была представлена в едином формате.
Использовать графики, таблицы и диаграммы: визуализировать информацию и сделать отчеты более наглядными.

Принцип № 5. Система дополнительной мотивации

Когда люди долго находятся в замкнутом пространстве и не видят результатов своей работы, — это расхолаживает. Стимулировать удаленную команду помогает постановка целей на месяц, квартал или полгода, достойная оплата. Но сотрудники привыкают к любой зарплате, даже если она выше среднего по рынку.

Дополнительную мотивацию развиваться и вкладывать больше ресурсов в задачу дают бонусы. Это могут быть любые вещи или впечатления, которые человек хочет получить в качестве поощрения за отличную работу — телефон, поездка, книги.

Хорошо подходят различные мотивационные программы: книжный, беговой или йога-клуб. Можно организовать языковой клуб для начинающих или повысить уровень владения для тех, кто уже говорит на иностранном языке.

Отличным способом повышения мотивации сотрудников, может быть их участие в книжном, беговом клубе или занятия в йогой

К примеру, в команде PR Integral есть книжный клуб «PROчитатели». Сотрудники вместе выбирают по две книги на каждый месяц, читают их, а затем встречаются в Zoom, чтобы обсудить свои мысли и ощущения от прочитанного. У всей команды есть доступ к корпоративной подписке на приложение MyBook, где можно читать не только книги, которые выбраны для клуба, но и профессиональную литературу на тему копирайтинга, пиара, бизнеса.

Кроме того, у нас регулярно проходит бесплатное обучение в формате Zoom-созвонов. Так, недавно мы организовали для сотрудников вебинар с редактором издания «Лайфхакер», который рассказывал, как в редакции отвечают на письма и какие темы могут заинтересовать журналистов, а также встречу с экспертом по деловому этикету, которые рассказал, как вести эффективную коммуникацию с клиентами и сотрудниками.

Принцип № 6. Доверительные отношения с командой

Сотрудникам, которые работают удаленно, можно и нужно задавать простые вопросы: «Как дела? Как работается?». Стоит как можно чаще организовывать виртуальные кофе-брейки. Это помогает компенсировать недостаток личного общения, поддерживать командный дух и сохранять прозрачность в работе.

Понятно, что все мы люди, с которыми могут происходить различные ситуации, выбивающие их из колеи. Сотрудники должны иметь возможность прийти к руководству, честно рассказать о своих трудностях — и быть услышанными. Когда человек выгорел, у него сложные жизненные обстоятельства, его лучше отпустить на определенное время, чтобы он решил свои проблемы, просто отдохнул. Главное, заранее решить, кто будет вести клиентов сотрудника, и закрыть текущие задачи. Если человек замалчивает проблему, это может привести к форс-мажору: вся команда вынуждена «тушить пожары» и работать круглосуточно. Такого случаться не должно.

Сотрудники должны иметь возможность прийти к руководству, честно рассказать о своих трудностях — и быть услышанными

Иногда, особенно у поколения зумеров, могут случаться перекосы: они фокусируются на творчестве, атмосфере, а не на рабочих моментах. В этих случаях стоит мотивировать своих сотрудников, а иногда даже оказывать на них небольшое давление и четко отделять лень от усталости. Молодые сотрудники должны ясно осознавать свои мотивы и требования руководства. Поэтому важно общаться с сотрудниками с позиции взрослого человека — прямо, открыто и уважительно.