Андрей Пожаров о финансовом порядке на длинной дистанции

В тендерном бизнесе авансы редки, графики поставок меняются, а за любое нарушение сроков – штрафы. Как обеспечить финансовый контроль и эффективное взаимодействие на всех этапах в столь высокорисковом секторе? Расскажу на примере конкретной компании, прошедшей путь от ежедневного изучения выписок до построения системы, в которой контракт управляет процессами, а процессы – деньгами.

В 2016-м, когда всё начиналось, финансовый контроль в фирме был «персональным спортом», любой платеж – отдельной операцией в Excel и по телефону. Девиз тех лет звучал горько: «Каждый платеж лови руками, потому что деньги уже ждут дальше». Важны были каждый день отсрочки и каждый рубль. Необходимость развиваться требовала систематизации процессов. Так родилась идея создания автоматизированного финансового плана.

В тендерах как минимум половину годового объема видно в начале года, условия прописаны в контрактах и графиках поставки, что открывает возможность предсказать движение денег. Задача тендерного центра – обеспечить дисциплину в поставках и предоставлении документов. ЭДО существенно ускорило обмен документами, удалось добиться значительного сокращения сроков оплат. Были выработаны первые правила: не платим без источника, не входим в необеспеченные сделки, ведем реестр обязательств.

Уже через два года каждый крупный контракт сопровождался паспортом: график поставок и оплат, ответственные лица, риски штрафов, KPI. Появился платежный календарь, привязанный к ожидаемым поступлениям. Внутренний девиз того периода: «Платеж делаем только под источник, иначе это не платеж, а надежда». Это принесло плоды. Только один пример: в 2020‑м крупный клиент сделал заявку на поставку вне графика еще на 60 млн руб., причем в финансово нагруженном мае. Четко выверенный финансовый план нашей компании убедил нашего поставщика выделить дополнительную кредитную линию на 60 млн руб. на четыре месяца.

С 2022 года компания начала вести S-кривые контрактов (график, отображающий ход реализации проекта): кэш-ин/кэш-аут (получение и снятие денег) моделируются по вехам, провалы ликвидности видны заранее. Под длинные «ямы» подключены факторинг/овердрафт/узкие кредитные линии, а в производстве – окна для срочных поставок. Допустим, на середине контракта по крупному заказчику S-кривая показала «сухую» неделю: отгрузка уходит, а деньги – только через месяц. Компания договаривается о ранней отгрузке и за две недели до точки переносит низкомаржинальные задачи, производит продукт и совершает поставку. Итог – безостановочное производство и ноль штрафов.

С 2023-го цифровизация процессов стала привычной, из таблицы выросла система: дашборды (интерактивная графическая аналитика) по выручке, дебиторской задолженности, отгрузкам. Планировщик отгрузок показывает «светофор» задержек; помощники на базе ИИ ведут оценку благонадежности, юридическую оценку, контролируют сроки платежей, претензионные письма, анализируют отчеты из Excel, следят за тоном переписки. Кросс-функциональная платформа «Тендер-бот» (разработка компании) ищет тендеры и распределяет задачи среди персонала. Финплан через дашборды сигнализирует о профиците или дефиците средств и общей платежной дисциплине.

Таким образом удалось добиться кратного роста эффективности в тендерах: доля побед выросла с 4 до 47%, а масштаб контрактов поднялся к полутора миллиардам. Но главный эффект не в цифрах, а в предсказуемости.

Вот шесть правил, которыми руководствуется компания:

Финансовый контроль – это не красивый BI-график. Это несколько простых правил, которые соблюдаются каждый день. Ведь тендеры выигрывает не тот, кто обещает дешевле, а тот, кто предсказуем в деньгах и сроках.