Чем полезен конструктор документов

Когда мы реализуем проекты для лидеров рынка, руководствуемся простым и удобным методом. На старте выбираем пару востребованных в компании документов и просим замерить текущие трудозатраты на их подготовку. Затем мы переносим эти документы в формат конструктора и обучаем специалистов заказчика. Когда становится ясно, что сотрудники освоились, просим замерить скорость подготовки тех же документов в конструкторе. Прирост скорости варьируется в зависимости от отрасли, но средние показатели – в 2–2,5 раза быстрее. Скорость согласования увеличивается еще больше. А временные затраты на вычитку и поиск ошибок исчезают совсем. Это особенно актуально для крупных корпораций с большим количеством согласующих лиц.

Добиться ускорения согласования довольно просто: гибкий шаблон документа достаточно утвердить один раз. Потом созданные на его основе документы идут по сокращенному пути согласования. С ошибками борется «защита от человеческого фактора»: текст документа формирует конструктор, а сотрудник только заполняет переменные – суммы и данные сторон договора. У нас есть кейсы, где испортить что-то руками не получится никак, поскольку суммы и реквизиты автоматически выгружаются в документ из ЭДО и CRM-систем компании.

Что умеет конструктор документов?

Конструктор позволяет превратить любой типовой документ в гибкий шаблон, содержащий тысячи вариантов документов (например, договор, который предусматривает разные сроки выполнения условий, варианты оплаты, поставки и т.д.). Все возможные условия уже вшиты в шаблон, а исполнитель просто выбирает подходящие с учетом ситуации и объединяет их.

Когда юрист готовит договор, он собирает его из множества частей: вот это про предоплату, это про форс-мажор, а это про конфиденциальность. Но юрист хранит эти части в разных документах, а конструктор объединяет их в одном шаблоне. И такой шаблон останется неизменным и будет доступен, даже если юрист в отпуске или на больничном. Кроме обилия текстовых блоков, конструктор сохраняет логику их компоновки.

Конструктор документов – гибкая система. В базовой функциональности заложены создание документов, их каталогизация и поиск, морфологическая проверка, ведение реестра данных контрагентов, миграция данных при заполнении (например, вы вводите реквизиты в договор, и они автоматически перетекают во все приложения). По запросу заказчика можно реализовать интеграцию с его системами и наладить подгрузку данных, экспорт на электронное согласование, управление правами доступа, защиту от редактирования, хранение версий документа и проч. Обеспечить легкую интеграцию можно с помощью API-конструктора.

Какими могут быть преимущества и недостатки использования конструктора?

Преимуществ немало:

• увеличение скорости создания и согласования документов;
• исключение ошибок и повышение качества документов;
• возможность делегировать рутинные задачи специалистам с более низкой квалификацией;
• возможность унифицировать и стандартизировать документы разных подразделений;
• создание единой базы документов компании, которая будет актуализироваться и не потеряется с уходом сотрудника.

Недостатков использования конструктора документов меньше:

• из-за ошибок на этапе его внедрения можно столкнуться с нежеланием сотрудников учиться и работать с новыми инструментами. Такое случается, если идея внедрения конструктора принадлежит руководителю и реализована без понимания «болей» специалистов на местах. Возможно стремление сотрудников сохранить статус-кво: «Мы и так справляемся, зачем нам это?»;
• внедрение конструктора «под ключ» – это длительная и недешевая процедура. Затраты окупаются примерно за год.

Источник - https://forma.today/