Новая трудовая книжка. Стоит ли опасаться ее электронного формата?

Кто подарил миру такой документ как трудовая книжка? Как и многое другое – Наполеон. У императора Франции учет и контроль стоял всегда на первом месте. Потом уже своеобразный «рабочий паспорт» стал осваиваться в других европейских странах. 

Датское королевство ввело его в 1832 году, немцы «под занавес» позапрошлого века – в 1892. Большевики после революции почти сразу оценили международный опыт – в эпоху военного коммунизма трудовая заменяла паспорт и была, по сути, единственным документом нового советского человека. 

Менялся цвет «корочки», увеличивалось количество страниц, появлялись новые графы и разделы. Неизменным оставалось одно – к ценности и важности книжки привыкли, кажется, все.

Но новый век и время призвали распрощаться и с ней. Председатель правительства подписывает закон о постепенном переводе всей информации о работнике в электронный формат. До 31 октября работодатель обязан официально уведомить об этом сотрудника. У последнего пока остается выбор – предпочесть новацию или оставить весь свой труд на бумаге. Тем не менее, кадровики с нового года будут обязаны вести делопроизводство в двух вариантах – и цифровом, и бумажном (если человек отказался от нововведения).

Полный текст акта уже появился и на сайте Правительства и Пенсионного фонда, немаловажны и разъяснения, которые дают сомневающимся. Упор делается на доступность и упрощение -  и жизни, и документооборота.

«Посмотреть электронную книжку можно в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда, на портале госуслуг, а также через приложения этих ресурсов для смартфонов. Кроме того, сведения из электронной книжки можно получить в виде бумажной выписки у последнего работодателя, в Пенсионном фонде или МФЦ»

Сообщение пресс-службы правительства РФ

Дом правительства РФ. Фото: ТАСС

Упрощенный функционал и простота использования – один из плюсов ЭТК (электронная трудовая книжка). Вот и входит в нашу жизнь новая аббревиатура! Пенсионный фонд дает свои разъяснения, какая же информация о каждом работнике будет загружена в файлы. Сотрудники уверяют, что перечень сведений практически не изменится, вот только обмен ими между конторами существенно упростится. Вот список электронных граф, можно сравнить (пока есть время) со страницами старой трудовой.

«Информация о работнике;

Даты приема, увольнения, перевода на другую работу;

Место работы;

Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);

Должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;

Вид поручаемой работы;

Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);

Причины прекращения трудового договора»

Информационное сообщение Пенсионного фонда РФ

Плюсы и минусы от новации подсчитать пытались давно. Буквально с момента первых разговоров о новом формате. Тут надо сказать, что с его внедрением Россия несколько запаздывает. В Германии, Италии, Франции, Австрии давно действуют электронные «трудовые карточки». Другие страны (такие как США) от такой формы контроля за рабочей силой отказались вовсе. Там все функции возложены на мощную систему налоговой службы. Неважно где и как ты работаешь, важно то, сколько ты заработал и спишь ли спокойно, заплатив все налоги.

Россия к полному отказу от трудовой пока не готова. Не случайно, все эксперты в один голос утверждают – старый документ ни в коем случае нельзя выкидывать. Иначе, возникнут существенные проблемы при начислении и подтверждении пенсии и стажа. Данные в новой форме будут храниться только с этого года, весь прошлый стаж нужно будет обосновывать по старинке. С тем, как порой сложно бывает это сделать, сталкивались многие. И те, кто, к примеру, работал в бывших республиках СССР, где архивы испарились вместе с предприятиями. Тем более, архивы не рукописи – они очень хорошо горят и даже тонут. 

«Все помнят прошлогоднее наводнение в Иркутской области. Так из-за большой воды было утрачено почти 300 трудовых книжек. Чтобы восстановить информацию, региональные власти собирали специальные комиссии, которые провели довольно трудоемкую работу. Если бы электронные книжки были тогда, достаточно было бы нажать кнопку»

Антон Дроздов, председатель правления ПФ РФ

Еще о плюсах, а ложка дегтя последует несколько позже. Новый трудовой электронный паспорт будет востребован не только в Пенсионном фонде или в отделе кадров. Банки, к примеру, при его наличии существенно упростят выдачу кредитов и ипотеки. Это важно. В профильных ведомствах чиновники не перестают перечислять выгоды и пользу нововведения.

«В-четвертых, удобство получения сведений в целях оформления визы, загранпаспорта или кредита в банке. Необходимые сведения можно будет получить через портал госуслуг, многофункциональный центр предоставления услуг, в ПФР или у работодателя. Причем получить их можно будет как в бумажном виде, так и электронном - заверенном усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью»

Иван Шкловец, заместитель руководителя Роструда

Все новации на рынке труда, на самом деле, уложены в «тело» полного комплекса документов о цифровизации. Об этом обмолвился, хоть и в несколько расширенном варианте, сенатор Андрей Клишас. Именно он ответственен за доводку и прохождение через верхнюю палату парламента всего «цифрового пакета».

Сенатор Клишас. Фото пресс-службы СФ

«Мы конструктивно взаимодействуем с руководством Федеральной налоговой службы по вопросам формирования единого федерального информационного регистра. При рассмотрении соответствующего закона в Совете Федерации было дано поручение по осуществлению мониторинга принятия необходимых для ее реализации правовых актов. В рамках нашей рабочей встречи мы ознакомились с ходом подготовки подзаконных актов, с работой по обеспечению защиты информации при формировании Регистра. Презентация хода работы по формированию Регистра позволяет положительно оценить деятельность Федеральной налоговой службы по реализации Федерального закона»

Андрей Клишас, председатель комитета по конституционному законодательству и государственному строительству Совета Федерации РФ

К нарушителям вновь вводимых форм законодатели пока настроены весьма мягко. Гражданам не грозит ничего, а работодатели пока заплатят по минимуму. Если, к примеру, директор забудет предупредить сотрудника о введении ЭТК, то он отделается штрафом в пять тысяч рублей. А счет самой организации «похудеет» на 50 тысяч. Инспекторы Роструда и вовсе вправе ограничиться лишь предупреждением, а не накладывать финансовые взыскания.

Теперь об обещанных «минусах», которые видят многие. Прежде всего, это опасения об утрате личных данных, точнее, попадания их в руки мошенников. В Пенсионном фонде уверяют, что до их баз еще никто никогда не добирался. Но криминальный прогресс на месте не стоит, и кое-кто опасается будущих утечек. Второй минус – возросшая нагрузка на сотрудников кадровых отделов. По сути, они должны будут делать двойную работу – заполнять и электронные и бумажные формы. По подсчетам некоторых экспертов трудозатраты возрастут на 10-15%. И эта цифра не окончательная. По некоторым опросам организаций, которые рынок труда изучают профессионально, работать кадровикам придется поначалу еще больше. Об это говорит и выборка крупнейшего агентства Superjob.

В начале августа этого года более половины работников (53%) заявили, что не собираются от привычной формы трудовой. За весь 2020 только каждый шестой оформил заявление на переход к ЭТК. 14% собираются это сделать, 17% - в раздумьях. Тем не менее, изменения уже не остановить. И все они в комплексе могут привести к серьезному переделу трудового рынка. Те, кто уже столкнулся с новой реальностью – делятся своим опытом.

«Дальше прогноз Superjob был, что за следующие 5 лет количество бухгалтеров (кадровиков), которые на самом деле не бухгалтера, уменьшится в 10 раз на российском рынке. Никто этот процесс не педалировал со стороны государства, хотя можно было за 3 месяца это сделать. Было непонятно, куда этот миллион людей деть. Эти 5 лет мы прошли за 3 месяца, потому что не могли возить эти бумажки, все сразу ушли на электронный документооборот. И теперь на нем 95% организаций. Де-факто люди работают, де-юре они будут уволены в ближайшие год»

Алексей Захаров, руководитель рекрутингового агентства Superjob

Вот такая рыночно-цифровая парадигма. И еще один момент реновации рабочих документов. Для кого-то и это покажется важным – из электронного варианта трудовой исчезли графы о наградах, благодарностях и поощрениях сотрудников. Теперь награжденным все грамоты, адреса и медали предлагается хранить в режиме офф-лайн. То есть, в заветной шкатулке. Плюсы можно найти и в этом – показывать детям и внукам реальные доказательства своих успехов, безусловно, приятнее.

Михаил Михайлов, «Вместе-РФ»