Приказ Министерства образования Новосибирской области от 16 сентября 2024 г. N 1392 "Об архиве министерства образования Новосибирской области"

Как осуществляется хранение документов министерства образования Новосибирской области?

Архив входит в состав отдела организации управления и кадровой работы министерства, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда России, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный архив области.

Задачами архива являются:

- организация хранения документов, состав которых утвержден приказом министерства образования;

- комплектование архива министерства документами, образовавшимися в процессе деятельности;

- создание справочно-поисковых средств к документам;

- учет документов, находящихся на хранении в архиве, и обеспечение их сохранности;

- подготовка и передача документов Архивного фонда России на постоянное хранение в госархив области и др.

Архив министерства осуществляет следующие функции:

- организует не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, в соответствии с утвержденным графиком;

- организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда России, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению;

- организует информирование министра и сотрудников министерства о составе и содержании документов архива министерства;

- информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов министерства;

- организует выдачу документов во временное пользование;

- оказывает методическую помощь службе документационного обеспечения министерства в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел, а также структурным подразделениям и сотрудникам министерства в подготовке документов к передаче в архив министерства;

- участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации специалистов министерства, ответственных за ведение делопроизводства и архив;

- организует передачу документов Архивного фонда России на постоянное хранение в государственный архив области и др.

Также установлены права архива для выполнения возложенных на него задач и функций.