Штрафы и проверка. Эксперт Муза рассказала, как спасти бизнес от ошибок

Согласно статистике, более 20% малых предприятий в России исчезают уже в первый год, а почти половина стартапов ликвидируются в течение пяти лет. Чаще всего фатальный исход наступает из-за финансовых ошибок.

Каждый третий малый бизнес в России закрывается в течение первых трех лет — согласно актуальной статистике, более 20% малых предприятий исчезают уже в первый год, а почти половина стартапов ликвидируются в течение пяти лет. Причины разные: конкуренция, кризис, падение спроса. Но чаще всего фатальный исход наступает из-за финансовых ошибок — предприниматель не ведет учет, забывает о налогах, не следит за отчетностью и не понимает, что «ошибки по незнанию» могут стоить очень дорого. Особенно когда речь идет о проверках, штрафах и потере доверия со стороны партнеров.

Хорошо знакома с такими ситуациями эксперт по управлению финансами, преподаватель, исследователь и популяризатор финансовой грамотности Юлия Муза. Она участвовала в разработке и актуализации федеральных стандартов внутреннего государственного финансового контроля, а также инициировала создание «Единого справочника нарушений бюджетной сферы» — первого систематизированного источника, который упростил работу контролеров и помог предпринимателям лучше понимать требования проверок. Сегодня Юлия Муза возглавляет отдел управления и организации обучающих процессов ООО «Технологии снабжения» (франшиза Academy Isource), где помогает предпринимателям выстраивать финансовую систему с нуля. Она — автор глубокой и информативной монографии «Деловая активность и ее роль в развитии малого бизнеса», победитель премии «Successful Ladies Awards», член Ассоциации деятелей культуры и бизнеса «Я — Лидер» и приглашенный эксперт жюри ключевых олимпиад и чемпионатов: Федерального кубка по бизнес-боям, кубка Москвы по коммуникативным боям и олимпиады «Траектория будущего».

Юлия рассказала, где предприниматели чаще всего теряют деньги и уверенность, какие ошибки повторяются из года в год — и как превентивные действия способны спасти даже совсем небольшой бизнес.

— Цифры пугают: почти половина малых компаний закрываются в первые годы. С вашей точки зрения, какая роль в этом у финансовых ошибок?

— Огромная. И дело не только в крупных просчетах, но и в, казалось бы, мелочах: неправильно оформленные договоры, путаница в платежных сроках, забытые налоги, непрозрачный учет. Все это накапливается — и в момент, когда бизнесу особенно нужна устойчивость, он оказывается в «минусе». Я часто говорю предпринимателям: финансовая дисциплина — это не про скучные таблицы. Это ваша защита от непредвиденного. Бизнес может не пережить даже одну проверку, если все запущено.

— В Главконтроле вы участвовали в проекте по созданию «Единого справочника нарушений бюджетной сферы». Хотя сам справочник — инструмент для контролеров, он впервые сделал требования проверок более прозрачными. Какие ключевые выводы из этой работы могут быть полезны предпринимателям?

— Справочник — это не просто база данных, а сложная функциональная информационная система. Фактически это база знаний, которая содержит детально проработанную и иерархически структурированную классификацию нарушений бюджетной сферы. Во время его составления, я, прежде всего, увидела, насколько часто бизнес спотыкается об одни и те же ошибки. Это и невнимание к срокам, и неправильное оформление документов, и путаница с налогами. Когда мы систематизировали эти нарушения, стало ясно: большинство проблем можно предотвратить еще на стадии внутреннего учета. Для предпринимателя важный вывод в том, что риски проверки обычно связаны не с «чрезмерной строгостью», а с повторяющимися элементарными недочетами. Если выстроить прозрачные процессы и регулярно проверять документы, то вероятность попасть в неприятную ситуацию резко снижается.

— Сегодня вы руководитель образовательного направления крупной и известной обучающей платформы в сфере логистики и закупок, в которой вам удалось разработать уникальные программы для подготовки к госзакупкам и расчету себестоимости. Какие темы особенно востребованы у предпринимателей?

— В первую очередь — все, что связано с финансовым порядком: как учитывать расходы, работать с договорами, правильно считать себестоимость или готовиться к закупкам. Мы запустили уже более 15 курсов — от экономики и менеджмента до логистики, охраны труда и soft skills. Я отвечаю за методологию и стратегию: анализируем рынок, рассчитываем рентабельность, обновляем программы. Важно, чтобы каждое занятие решало конкретную задачу, а не было «для галочки».

— Но ведь не у всех предпринимателей есть экономическое образование. Вы видите, что люди боятся «не понять»?

— Да, и поэтому мы стараемся давать максимум практики. Мой преподавательский опыт — а я преподаю «Финансовый менеджмент», «Инвестиции», «Рынок ценных бумаг» — показывает, что даже сложные вещи можно объяснить простыми словами, если понимать, зачем они человеку нужны. Главное — показать логику: не просто «так надо», а «почему это выгодно именно вам».

— В вашей монографии вы разработали новую методику, которая учитывает именно специфику малого бизнеса и позволяет оценивать успешность не только по прибыли, но и по вкладу в развитие местных сообществ. Как эта система помогает предпринимателям принимать более взвешенные решения?

— В монографии я анализирую, как малый бизнес может усиливать свою деловую активность не за счет «чуда», а за счет внутренних резервов: выстроить учет, участвовать в закупках, использовать цифровые инструменты, работать с товарными запасами. Там есть модель устойчивости, которую можно адаптировать к разным отраслям. Это не абстрактная теория — ее уже начали применять в вузах, и предприниматели берут ее как основу для аудита собственных бизнесов.

— Помимо монографии, ваше учебное пособие сегодня используют как студенты, так и предприниматели. Если говорить о предпринимателях, какие ошибки в управлении финансами вы старались «снять» этим пособием в первую очередь?

— Когда я писала это пособие, я исходила из того, что у предпринимателя редко есть время на длинные теории. Главная ценность книги в том, что она помогает сразу увидеть реальную картину: сколько стоит продукт, где теряются деньги, какие расходы «съедают» прибыль. Мы собрали пошаговые модели, которые показывают, как наладить учет, посчитать себестоимость, выстроить простое планирование. Многие, прочитав пособие, смогут понять, куда уходят деньги и почему при росте продаж они остаются в минусе. Для меня это важно, потому что так становится ясно, что инструменты работают и возвращают бизнесу контроль и уверенность.

— А что вы видите в работе коллег? Вы ведь участвуете в жюри международной премии в области бизнеса Best Business Awards в качестве эксперта по финансовому контролю. Меняется ли подход?

— Опыт работы в жюри хорошо показывает, как взрослеет деловая культура. Если раньше компании делали ставку на красивые лозунги, то сегодня на первый план выходят цифры. Участники понимают: нужно не обещать, а доказывать — конкретными расчетами, бизнес-моделями, показателями. Я вижу, что даже небольшие стартапы уходят от «тетрадок» и внедряют профессиональные системы учёта. Это большой шаг вперёд: прозрачность и доказательность становятся нормой. И это важно не только для конкурсов, но и для рынка: инвесторы доверяют тем, кто умеет работать с цифрами.

— Если подводить итог: что бы вы посоветовали предпринимателю, который понимает, что «что-то не так» — но не знает, с чего начать?

— С простого вопроса:«Где мои деньги?» Если вы не можете за пару минут понять, сколько у вас на счету, сколько задолжали, какие обязательства в ближайший месяц — значит, вы не управляете бизнесом, а «удивляетесь последствиям». Это исправимо. Начните с ревизии, запишите все на бумаге, поговорите с бухгалтером или экспертом. Не дожидайтесь, пока проблема сама напомнит о себе — она может прийти в виде штрафа, судебного иска или банкротства.

— Что важно помнить каждому владельцу малого бизнеса, чтобы не попасть в число тех, кто закрывается в первые годы?

— Важно понимать: финансовая устойчивость — это не разовая мера, а привычка. Проверки сами по себе редко губят компании. Настоящая причина провалов — отсутствие порядка внутри. Поэтому выстраивайте рутину: хотя бы раз в неделю проверяйте ключевые показатели, фиксируйте обязательства, планируйте движение средств. Когда это становится системой, предприниматель управляет ситуацией заранее, а не реагирует на неё постфактум. И именно такие маленькие, но регулярные шаги отличают тех, кто выживает и растёт, от тех, кто «вылетает» уже в первые годы.