Возмещение командировочных расходов гражданскому персоналу Вооруженных Сил Республики Казахстан

(Cлужебные командировки, в которые направляются военнослужащие и гражданский персонал Вооруженных Сил республики Казахстан)

Reimbursement of travel expenses to civilian personnel of the Armed Forces of the Republic of Kazakhstan

(Official business trips to which military personnel and civilian personnel of the Armed Forces of the Republic of Kazakhstan are sent)

Нуркиев Эмиль Ринадович,

Военный университет Министерства обороны Российской Федерации, РФ, г. Москва
e-mail: enurkiev@inbox.ru

Головинский Владимир Васильевич,

доцент кафедры Военного университета Министерства обороны Российской Федерации, РФ, г. Москва.
e-mail: golw54@mail.ru

Реферат. Правоприменительная практика показывает, что командирам, финансистам и самим военнослужащим — командированным необходимо внимательно изучать соответствующие правовые нормы и руководствоваться ими. В случае выезда в командировку военнослужащим оказываются услуги частными организациями и лицами, занимающимися предпринимательской деятельностью, расходы вычитаются из бюджета государства в порядке, установленном Правительством Республики Казахстан. Средства, затраченные на командировки, возмещаются воинской частью.

Ключевые слова: командировки, возмещение, расходы, классификация.

Nurkiev Emil R.

Military University of the Ministry of Defense of the Russian Federation, Russian Federation, Moscow
e-mail: enurkiev@inbox.ru

Golovinskii Vladimir V.,

Associate Professor of the Military University of the Ministry of Defense of the Russian Federation, Moscow, Russia.
e-mail: golw54@mail.ru

Report. Law enforcement practice shows that commanders, financiers and military personnel on assignment themselves need to carefully study the relevant legal norms and be guided by them. In case of departure on a business trip, military personnel are provided with services by private organizations and persons engaged in entrepreneurial activities, expenses are deducted from the state budget in accordance with the procedure established by the Government of the Republic of Kazakhstan. The funds spent on business trips are reimbursed by the military unit.

Keywords: business trips, reimbursement, expenses, classification

Возмещение командировочных расходов в Вооруженных Силах Республики Казахстан является процесс возмещения затрат на командировку для сотрудников вооруженных сил. Командировочные расходы включают стоимость перелетов, проживания, питания и других необходимых расходов, связанных с выполнением служебных обязанностей в других местах. Однако, правила и процедуры возмещения командировочных расходов вооруженных сил могут варьироваться в зависимости от страны, организации и конкретных условий командировки. Обычно сотрудники предоставляют документы о затратах, такие как квитанции, расходные документы и отчеты о командировке, чтобы получить возмещение расходов за служебную командировку.

Служебными командировками являются поездки, которые сотрудники (гражданский персонал) осуществляют для выполнения рабочих задач и обязанностей вне места основной работы. Эти командировки могут быть связаны с встречами с клиентами, участием в конференциях, семинарах или тренингах, выполнением проектов и другими рабочими задачами, которые требуют присутствия сотрудника в другой локации. Служебные командировки обычно предусматривают оплату расходов на проживание, питание, транспорт и другие необходимые расходы, а также предоставление официальных отчетов о проделанной работе.

Отправлять в командировки можно тех работников, с которыми заключены трудовые договора. Само определение командировки как поездки в местность вне места постоянной работы подразумевает, что работник находится в штате и имеет постоянное рабочее место.

Однако, в ряде случаев в командировку могут направляться и внештатные сотрудники, работающие по договору гражданско-правового характера. При этом направление в командировку и ее условия также требуется оформить отдельным актом работодателя (заказчика).

Ст.127 Трудовой Кодекс Республики Казахстан устанавливает ограничения по направлению в командировку некоторых категорий сотрудников.

Так, согласно п.4 ст.127 Трудового Кодекса Республики Казахстан, вправе отказаться от направления в командировку:

- работники, не достигшие 18-лет;
- беременные женщины;
- работники-инвалиды.

Такие работники могут направляться в командировку только если это не запрещено им по медицинским показаниям, и они не возражают сами. Принуждать их работодатель не вправе.

Также, согласно п.5 ст.127 Трудового Кодекса Республики Казахстан, от направления в командировку вправе отказаться следующие категории работников:

- имеющие детей до 3 лет;
- воспитывающие детей-инвалидов, нуждающихся в постоянном уходе (при наличии соответствующего медицинского заключения);
- осуществляющие уход за больными членами семьи, нуждающимися в постоянном уходе (также требуется медзаключение).

Отказ такие работники должны направить работодателю в письменной форме, приложив соответствующие документы (копии свидетельства о рождении детей, свидетельства об установлении инвалидности, медицинское заключение).

Согласно п.2 ст.127 Трудового Кодекса Республики Казахстан работникам, направляемым в командировки:

1 - оплачиваются: суточные за календарные дни нахождения в командировке (в т.ч за время в пути);
2 - расходы по проезду к месту назначения и обратно (оплата билетов или горюче-смазочных материалов); расходы по съему жилья.

Размер выплат на проезд и проживание работодатель может определять самостоятельно, исходя из своего бюджета и текущих цен на билеты и услуги гостиниц в месте командирования. Размер суточных также работодатель может устанавливать по своему усмотрению. Их размер должен быть закреплен в Положении о командировках, налоговой учётной политике и т.п. Однако, если работодатель желает отнести в дальнейшем эти расходы на вычет по корпоративному подоходному налогу, следует знать, что существуют ограничения по сумме суточных, которую можно относить на вычет. Так, если командировка в пределах Казахстана, то на вычет можно отнести не более 6 месячного расчетного показателя за каждые сутки. Если командировка зарубежная – не более 8 месячного расчетного показателя в сутки (пп.2 п.2 ст.319 Налоговый Кодекс Республики Казахстан). В большинстве случаев работодатели предпочитают ориентироваться на эти лимиты при выплате работнику суточных. Но не будет нарушением выплатить работнику меньше или больше. Однако, следует знать, что если выплатить больше, с разницы придется уплатить дополнительные налоги.

Если сумма суточных превышает 6 или 8 месячного расчетного показателя в сутки соответственно, то превышение признается доходом работника и облагается ИПН у источника выплаты и иными зарплатными налогами и отчислениями.

По расходам на билеты и проживание законодательных ограничений нет. Единственное требование – все расходы по факту их понесения должны быть подтверждены документально (посадочным талоном, фискальным чеком, счетом-фактурой от отеля, договором аренды квартиры и т.д.).

По возвращении из командировки работник обязан составить авансовый отчет по установленной форме и приложить к нему подтверждающие документы. Форма авансового отчета утверждена приказом Минфина №562 от 20.12.2012 г. «Об утверждении форм первичных учетных документов».

Остаток денег (при наличии) он обязан вернуть в кассу организации. Если есть обоснованный перерасход, то работодатель может компенсировать работнику понесенные расходы.

Суточные работнику перечисляются на карту или выдаются наличными из кассы. Расходы на оплату проезда и проживания либо оплачиваются со счета организации, либо также деньги перечисляются работнику, чтобы он купил билеты и оплатил проживание самостоятельно.

Если командировка зарубежная, перечисление работнику делается в тенге для покупки валюты в обменном пункте, то курс принимается тот, что указан в чеке обменного пункта. Если командировочные оплачиваются по приезду, курс принимается на дату оплаты командировочных расходов.

Необходимо помнить о важных составляющих моментах, а именно сроках командировок. Минимальный срок командировки не ограничен (т.е. можно отправить работника в командировку даже на 1 день, например, по области). Максимальный срок командировки также не ограничен Трудовой Кодекс Республики Казахстан.

Но есть ограничение со стороны Налогового кодекса. Согласно пп.2 п.2 ст.319 Налогового Кодекса Республики Казахстан, если командировка длительностью до 40 календарных дней, то полученные суточные не признаются доходом работника. Если командировка больше 40 дней, с суточных за каждый последующий день необходимо удерживать обязательные пенсионные взносы, индивидуальный подоходный налог и прочие налоги, и социальные платежи. Поэтому, чтобы этого избежать, на практике командировку оформляют либо до 40 дней, либо оформляется работа вахтовым методом.

В каждом конкретном случае срок командировки устанавливает работодатель в зависимости от ее целей и служебного задания.

Днем отъезда считается дата отправки поезда, вылета самолета и т.д. Если транспорт отправляется в 24.00, датой направления в командировку считается предыдущий день. Если позже – то следующие сутки.

Если работник вернулся из командировки и в тот же день вышел на работу, это считается днем командировки, а значит за этот день выплачиваются суточные.

Суточные не заменяют выплату зарплаты за этот день. Зарплата продолжает начисляться за каждый день нахождения в командировке.

Перед поездкой работодатель должен оформить следующие документы касательно командировки:

- приказ о направлении в командировку;
- служебное задание;
- командировочное удостоверение (не обязательно, но желательно).

В приказе о направлении в командировку необходимо указать:

- ФИО и должность сотрудника, направляемого в командировку;
- подразделение (отдел) к которому от относится;
- место отправления (страна, населённый пункт, предприятие);
- длительность командировки (с конкретными датами);
- основание для командировки.

Командировочное удостоверение не является обязательным по закону документом, но на практике оформляется во многих организациях. Этот документ позволяет проконтролировать сотрудника в том случае, если он, например, обязан посетить в ходе командировки большое количество объектов.

Документы подписываются руководителем организации и непосредственным начальником сотрудника. Приказ затем хранится в архиве сроком до 5 лет. Служебное задание и командировочное удостоверение передаются на руки работнику. В командировочном удостоверении работник обязательно должен проставить отметки в месте прибытия (дату, подпись ответственного лица, печать принимающей стороны). Если точек назначения несколько – отметки проставляются в каждой из них. Этот документ является подтверждением длительности командировки и самого ее факта.

Также командировочное удостоверение может служить основанием для определения времени нахождения в командировке (пп.2 п.2 ст.244 Налогового Кодекса Республики Казахстан), если по какой-либо причине отсутствуют документы, подтверждающие проезд. В этом случае, следует прописать это в налоговой учетной политике организации.

Оформлять командировочное удостоверение не потребуется:

- заграничным представительствам организации;
- при отправке работников в заграничные командировки (въезд и выезд из страны зафиксируется в загранпаспорте);
- если командировка длится в рамках одного рабочего дня.

Таким образом, работодателю необходимо строго соблюдать порядок оформления документов при направлении работника в командировку:

- оформлять приказ о направлении сотрудника в командировку;
- получать согласие на командировку, если работник относится к категориям, которые вправе отказаться от поездки;
- в табеле учёта времени отмечать дни командировок;
- хранить и регистрировать документы о командировке специальном журнале регистраций.

Чтобы отчитаться о результатах командировки и израсходованных средствах, работнику необходимо подготовить:

- «Краткий отчет» (описываются результаты выполнения служебного задания) сдается руководству на подпись;
- Командировочное удостоверение с проставленными на месте прибытия датами приезда/отъезда и печатями (при его наличии) –сдается в бухгалтерию;
- Служебное задание – сдается в бухгалтерию;
- Авансовый отчет (отчет о потраченных деньгах на проезд и проживание, а также о прочих понесенных расходах) –сдается в бухгалтерию;
- Подтверждающие документы (чеки, бумажные счета-фактуры и т.д.)
- Прикладываются к авансовому отчету и сдаются в бухгалтерию.

За суточные подтверждающие документы прикладывать не требуется, если они в рамках 6 (8) месячного расчетного показателя, т.е. нет необходимости собирать чеки за поездки в такси, автобусные билеты, чеки за питание в кафе, комиссии банкоматов и т.д.

Полученные документы бухгалтерия берет за основу для расчета оплаты (работнику компенсируется обоснованный перерасход денег или рассчитывается сумма, которую нужно вернуть в кассу). Документы хранятся в архиве наравне с другой бухгалтерской документацией до 5 лет.

Работнику следует самостоятельно позаботиться о получении и сохранности документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание.

Если поездка на поезде, следует:

- оформить в кассе или терминале вокзала «бумажный» билет и сохранить его;
- сохранить электронный билет или документ, подтверждающий факт оплаты стоимости электронного билета (пп.1п.1 ст.244 Налогового Кодекса Республики Казахстан).

При полете на самолете, даже если билет оплачивала организация с расчетного счета, следует сохранить посадочный талон.

При проживании в гостинице необходимо запросить счет-фактуру, выписанную на реквизиты работодателя (полные реквизиты следует заранее запросить в бухгалтерии, чтоб избежать ошибок). Особенно это касается командировок в местности, где отсутствует возможность выписки электронных счетов-фактур – в этом случае счет-фактуру следует запросить в бумажной форме.

Если для проживания арендуется квартира у частного лица, необходимо заключить договор и получить фискальный чек.

Отсутствие подтверждающих расходы документов повлечет необходимость компенсировать понесенные расходы за свой счет.

В статье проведен сравнительный анализ возмещения командировочных расходов гражданскому персоналу Вооруженных Сил Республики Казахстана и Российской Федерации.

Начнем с Вооруженных Сил Республики Казахстан. В соответствии с положением о командировках, гражданский персонал имеет право на возмещение расходов, связанных с командировкой. Эти расходы включают в себя стоимость проезда к месту командировки, проживание, питание и прочие необходимые расходы. Восполнение материального ущерба производится на основании предоставленных документов, подтверждающих фактические затраты.

Для сравнительного анализа возмещения командировочных расходов гражданскому персоналу Вооруженных Сил Республики Казахстан и Российской Федерации можно использовать следующие нормативные акты:

Республика Казахстан:

1. Положение о командировке в Вооруженные Силы Республики Казахстан (утвержденный Приказом Министра Обороны Республики Казахстан от 29 декабря 2014 года № 1018) - определяет правила и порядок командировки гражданского персонала Вооруженных Сил Республики Казахстан, в том числе возмещение командировочных расходов.
2. Положение о материальном обеспечении гражданского персонала, призываемого на военную службу по контракту в Вооруженные Силы Республики Казахстан (утвержденный Приказом Министра Обороны Республики Казахстан от 30 марта 2012 года № 236) - устанавливает порядок и условия возмещения командировочных расходов гражданскому персоналу, призываемому на военную службу по контракту.
3. Кодекс Вооруженных Сил Республики Казахстан (утвержденный Законом Республики Казахстан от 7 июля 2017 года № 78-VI) - содержит нормы о материальном обеспечении гражданского персонала Вооруженных Сил Республики Казахстан, включая возмещение командировочных расходов.

Российская Федерация:

1. Федеральный закон “О государственной гражданской службе Российской Федерации” от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ - определяет основы государственной гражданской службы, включая командировки гражданского персонала, в том числе возмещение командировочных расходов.
2. Положение о командировках гражданских служащих федеральных государственных учреждений (утвержденный Приказом Минфина России от 30 апреля 2001 года № 39н) - определяет правила и порядок командировок гражданского персонала федеральных государственных учреждений, включая возмещение командировочных расходов.
3. Положение о материальном обеспечении гражданской службы Российской Федерации (утвержденный Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 ноября 2010 года № 955) - устанавливает правила и условия возмещения командировочных расходов гражданскому персоналу Российской Федерации.

Эти нормативные акты содержат положения о возмещении командировочных расходов гражданскому персоналу Вооруженных Сил Республики Казахстана и Российской Федерации, правила и порядок определения размера расходов, условия и сроки возврата средств, особенности возмещения расходов на проезд, проживание, питание и другие расходы, связанные с командировкой.

Что касается Вооруженных Сил Российской Федерации, здесь также существует положение о командировках гражданского персонала. Возмещение командировочных расходов осуществляется за счет бюджетных средств и регулируется нормативными актами. В расходы включаются стоимость проезда, проживание в гостинице и питание, а также оплата проезда на общественном транспорте во время командировки.

Сравнивая оба подхода, можно отметить несколько различий. Во-первых, в Республике Казахстан возмещение производится на основании предоставленных документов, что требует от гражданского персонала обеспечения полной отчетности о затратах. В России же возмещение осуществляется за счет бюджетных средств, что может ускорить процесс возмещения и упростить подачу заявок на командировку.

Во-вторых, в Республике Казахстане могут быть установлены ограничения на максимальную сумму, которую можно получить в качестве возмещения, в то время как в Российской Федерации таких ограничений не наблюдается. Это может оказать влияние на то, какие командировки могут быть реализованы и какую климатическую и экономическую обстановку могут предоставить командировочные системы.

В-третьих, необходимо отметить, что персонал Вооруженных Сил Республики Казахстана и Российской Федерации могут пользоваться командировочными системами не только для своей служебной деятельности, но и для личных целей, например, для отдыха или туризма. Это может привести к тому, что возмещение расходов может быть использовано не по прямому назначению, что является нарушением установленных правил и норм в данных странах.

Таким образом, необходимо отметить, что возмещение командировочных расходов гражданскому персоналу Вооруженных Сил Республики Казахстана и Российской Федерации имеет свои особенности и различия в подходах. Однако, в обеих странах установлены правила и нормы, соблюдение которых гарантирует правильное использование бюджетных средств и обеспечивает прозрачность и ответственность в процессе возмещения. Все вышеперечисленные моменты касаемые Республики Казахстан могут быть сравнимы, за исключением направления Пограничной службы Комитета национальной безопасности. Так как в Пограничной службе Комитета национальной безопасности Республики Казахстан гражданский персонал работает исключительно в тех сферах, где не предусмотрены командировки или повышение квалификации. Весь остальной персонал является исключительно военнослужащими.