Расчетный лист по зарплате в 2025 году: бланк и образец заполнения
Замруководителя Роструда Иван Шкловец написал специально для Системы Главбух инструкцию, как часто формировать, в какой форме и каким способом выдавать расчетный листок. Разъяснения чиновника снимут все вопросы по ведению квитков по зарплате. Инструкция доступна по пробному доступу к Системе. Получить инструкцию
Что такое расчетный лист по заработной плате
Зарплатный листок представляет собой документ, содержащий подробную информацию о всех начислениях, которые причитаются сотруднику. Основная цель выдачи квитка о зарплате заключается в информировании работника о составляющих суммы его заработной платы. Ведь общую сумму работник узнает уже при получении денег у кассира или при зачислении на карту. Однако детальная информация о том, как именно формируется эта сумма, не всегда ясна.
Передача документа по зарплате сотруднику является обязанностью работодателя в соответствии с частью 1 статьи 136 ТК. Устное уведомление о составе заработной платы не допускается, поэтому все данные должны быть официально зафиксированы в письменном виде. Как подтвердить исполнение обязанности, читайте в другой статье.
Кому выдавать расчетные листки по зарплате в 2025 году
По ТК все работодатели обязаны выдавать расчетные листы по заработной плате. Но листки работодатели должны выдавать не всем сотрудникам. В список попадают работники, с которыми заключены трудовые договоры и которые получали выплаты от работодателя за истекший период (ч. 1 ст. 136 ТК).
Бланк расчетного листка Скачать бесплатно
Образец заполнения квитка на зарплате Скачать бесплатно
Образец приказа на утверждение расчеткиСкачать бесплатно
Сотрудники, которые трудятся по гражданско-правовому договору, квитки на зарплату не получают. На них действие Трудового кодекса не распространяется.
Работники, которые получают вместо зарплаты средний заработок, должны получать от работодателей письменные извещения о составе и размере выплат, а также о сумме удержаний из них (ч. 1 ст. 136 ТК). Это требование распространяется на работников, которые учатся по направлению работодателя с отрывом от производства. Таким сотрудникам работодатели выдают или направляют документы по электронной почте (ч. 1 ст. 187 ТК, письма Минтруда от 31.03.2021 № 14-1/ООГ-2845, Роструда от 24.01.2020 № ПГ/37449-6-1).
Если сотрудник заключил с организацией ученический договор, выдавать ему зарплатные листки не нужно. Он получает не зарплату и не средний заработок, а стипендию в фиксированном размере не меньше МРОТ. Конкретный размер стипендии отражен в ученическом договоре.
Также читайте: Надо ли выдавать расчетный лист при увольнении
Форма расчетного листка по зарплате
Унифицированной формы документа в ТК нет, поэтому каждый работодатель самостоятельно разрабатывает под себя бланк. Главное, чтобы в форме были следующие обязательные данные:
составные части зарплаты, причитающейся сотруднику (аванс, вторая часть, премии и т. д);
удержания из зарплаты;
общая сумма зарплаты к выплате, то есть сколько сотрудник получит «на руки».
На практике бухгалтеры используют стандартную форму расчетного листа из программы 1С, куда вносят информацию о размере оклада или часовой ставке, сумме взносов за сотрудника, сдельной оплате и графу для подписи о получении документа. Хотя эти данные не являются обязательными, они способствуют предотвращению возможных споров с сотрудниками и контролирующими органами.
Что точно делать нельзя, так это показывать стимулирующие и компенсационные выплаты общей строкой. Премии показывайте отдельно от выплаты по окладу, а в строку с премиями не включайте компенсационные выплаты. К примеру, не отражайте сверхурочные в составе премий. Сверхурочные — это не стимулирующие выплаты (онлайнинспекция.рф, ответ на вопрос от 14.10.2024 № 207985).
Есть еще один важный момент — разработанную форму документа надо утвердить приказом руководителя в учетной политике. Если в организации есть профсоюз, с ним бланк тоже придется согласовать. Образец приказа об утверждении формы расчетного листка смотрите ниже.
Скачать образец
Важно: оформлять расчетные листы военнослужащим надо по особым правилам. Мы их рассмотрели в отдельной статье. Смотреть подробности >>
Как читать расчетный листок по заработной плате: расшифровка
Структура документа включает разделы, помогающие сотруднику разобраться в своей заработной плате, выяснить начисления и удержания, а также оценить итоговую сумму выплаты.
В разделе "Начислено" перечисляются все доходы за отчетный период: оклад, премии, надбавки, отпускные и другие начисления.
В разделе "Удержано" указываются вычеты, такие как налог на доходы физических лиц, алименты и различные прочие удержания. Узнайте, надо ли в этом разделе квитка на зарплату показывать вычеты на детей.
Раздел "Выплачено" показывает реальные выплаты за период. "К выплате" отображает конечную сумму, которую получит сотрудник после всех начислений и удержаний - наличными или на банковский счет.
"Долг на начало и конец месяца" представляет собой сумму, которую должна компания своему сотруднику. Обычно это вторая половина зарплаты, выдаваемая в начале следующего месяца.
Проиллюстрируем на примере расчетный лист по зарплате с расшифровкой
Скачать образец
Как выдавать расчетные листы в 2025 году
Специальных правил передачи листка по зарплате в Трудовом кодексе нет. По законодательству работодатель обязан письменно сообщить сотруднику о зарплате. (ч. 1, 2 ст. 136 ТК). Главное, выдать раччетки до даты, когда производится выплата заработной платы. Об этом сообщил Роструд на официальном сайте. Узнайте, как зафиксировать выдачу расчеток сотрудникам.
Способ и особенности передачи документа зависят от того, перешел работодатель на электронный кадровый документооборот или нет. Если на электронку не перешли, то направить зарплатный листок работнику можно на бумаге или направить по электронной почте без электронной подписи. Подробнее о том, можно ли сотрудникам отправлять зарплатные документы по электронной почте без ЭКДО, узнайте из видеответа.
Посмотреть видео
Перешли на ЭКДО — тогда листок передают в виде электронного документа, который подписывают электронной подписью (письма Минтруда от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296, от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, информация Роструда от 25.01.2023).
Важно: специалисты Роструда запретили направлять листки на электронную почту сотрудников, причем даже если в компании действует КЭДО (онлайнинспекция.рф, ответ на вопрос от 16.09.2024 № 206112). При этом раньше давали противоположные разъяснения (онлайнинспекция.рф, ответ на вопрос от 30.05.2024 № 200196). Советуем ориентироваться на официальные разъяснения (письмо Минтруда от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296).
Чтобы направлять листки по электронке, пропишите такую возможность в локальном акте, ознакомьте с ним работников и соберите заявления с просьбой высылать расчетки в электронном виде. Также настройте в корпоративной почте извещение о прочтении письма с листком. Так удастся подтвердить, что сотрудники ознакомились с листками.
Сколько раз выдавать расчетку
Извещать работника о составных частях зарплаты достаточно всего раз — при выдаче зарплаты по итогам месяца (письмо Роструда от 03.07.2024 № ПГ/12276-6-1). Не нужно выдавать отдельный листок при выплате отпускных (письмо Роструда от 03.07.2024 № ПГ/12276-6-1). Сумму отпускных покажите в расчетном листке за месяц, в котором их выдали.
Если сотрудник работает в компании по нескольким трудовым договорам, оформляйте листок по каждому. Но если разработанная форма листка позволяет показать отдельно выплаты по каждой должности, можно ограничиться общим документом.
При увольнении выдавайте отдельный расчетный листок. А если у сотрудника не было выплат весь месяц, вручать пустую расчетку не нужно (онлайнинспекция.рф, ответ на вопрос от 11.10.2021 № 155337).
Как оштрафуют, если не выдать расчетные листки
Если не выдавать документы о размере зарплаты, трудовые инспекторы выпишут работодателю штраф:
для организаций – административный штраф в размере от 30 000 до 50 000 руб.;
должностных лиц организации (например, руководителя или главного бухгалтера) – предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб.;
предпринимателей – административный штраф в размере от 1000 до 5000 руб.
Если инспекторы установят повторно нарушение, за которое ранее уже наказывали, то размеры штрафов будут больше:
для организаций – от 50 000 до 70 000 руб.;
для предпринимателей и должностных лиц организации – от 10 000 до 20 000 руб.
Кроме того, должностное лицо организации (например, директора) за повторное нарушение могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет.
Что такое расчетный лист по заработной плате
Зарплатный листок представляет собой документ, содержащий подробную информацию о всех начислениях, которые причитаются сотруднику. Основная цель выдачи квитка о зарплате заключается в информировании работника о составляющих суммы его заработной платы. Ведь общую сумму работник узнает уже при получении денег у кассира или при зачислении на карту. Однако детальная информация о том, как именно формируется эта сумма, не всегда ясна.
Передача документа по зарплате сотруднику является обязанностью работодателя в соответствии с частью 1 статьи 136 ТК. Устное уведомление о составе заработной платы не допускается, поэтому все данные должны быть официально зафиксированы в письменном виде. Как подтвердить исполнение обязанности, читайте в другой статье.
Кому выдавать расчетные листки по зарплате в 2025 году
По ТК все работодатели обязаны выдавать расчетные листы по заработной плате. Но листки работодатели должны выдавать не всем сотрудникам. В список попадают работники, с которыми заключены трудовые договоры и которые получали выплаты от работодателя за истекший период (ч. 1 ст. 136 ТК).
Бланк расчетного листка Скачать бесплатно
Образец заполнения квитка на зарплате Скачать бесплатно
Образец приказа на утверждение расчеткиСкачать бесплатно
Сотрудники, которые трудятся по гражданско-правовому договору, квитки на зарплату не получают. На них действие Трудового кодекса не распространяется.
Работники, которые получают вместо зарплаты средний заработок, должны получать от работодателей письменные извещения о составе и размере выплат, а также о сумме удержаний из них (ч. 1 ст. 136 ТК). Это требование распространяется на работников, которые учатся по направлению работодателя с отрывом от производства. Таким сотрудникам работодатели выдают или направляют документы по электронной почте (ч. 1 ст. 187 ТК, письма Минтруда от 31.03.2021 № 14-1/ООГ-2845, Роструда от 24.01.2020 № ПГ/37449-6-1).
Если сотрудник заключил с организацией ученический договор, выдавать ему зарплатные листки не нужно. Он получает не зарплату и не средний заработок, а стипендию в фиксированном размере не меньше МРОТ. Конкретный размер стипендии отражен в ученическом договоре.
Также читайте: Надо ли выдавать расчетный лист при увольнении
Форма расчетного листка по зарплате
Унифицированной формы документа в ТК нет, поэтому каждый работодатель самостоятельно разрабатывает под себя бланк. Главное, чтобы в форме были следующие обязательные данные:
составные части зарплаты, причитающейся сотруднику (аванс, вторая часть, премии и т. д);
удержания из зарплаты;
общая сумма зарплаты к выплате, то есть сколько сотрудник получит «на руки».
На практике бухгалтеры используют стандартную форму расчетного листа из программы 1С, куда вносят информацию о размере оклада или часовой ставке, сумме взносов за сотрудника, сдельной оплате и графу для подписи о получении документа. Хотя эти данные не являются обязательными, они способствуют предотвращению возможных споров с сотрудниками и контролирующими органами.
Что точно делать нельзя, так это показывать стимулирующие и компенсационные выплаты общей строкой. Премии показывайте отдельно от выплаты по окладу, а в строку с премиями не включайте компенсационные выплаты. К примеру, не отражайте сверхурочные в составе премий. Сверхурочные — это не стимулирующие выплаты (онлайнинспекция.рф, ответ на вопрос от 14.10.2024 № 207985).
Есть еще один важный момент — разработанную форму документа надо утвердить приказом руководителя в учетной политике. Если в организации есть профсоюз, с ним бланк тоже придется согласовать. Образец приказа об утверждении формы расчетного листка смотрите ниже.
Скачать образец
Важно: оформлять расчетные листы военнослужащим надо по особым правилам. Мы их рассмотрели в отдельной статье. Смотреть подробности >>
Как читать расчетный листок по заработной плате: расшифровка
Структура документа включает разделы, помогающие сотруднику разобраться в своей заработной плате, выяснить начисления и удержания, а также оценить итоговую сумму выплаты.
В разделе "Начислено" перечисляются все доходы за отчетный период: оклад, премии, надбавки, отпускные и другие начисления.
В разделе "Удержано" указываются вычеты, такие как налог на доходы физических лиц, алименты и различные прочие удержания. Узнайте, надо ли в этом разделе квитка на зарплату показывать вычеты на детей.
Раздел "Выплачено" показывает реальные выплаты за период. "К выплате" отображает конечную сумму, которую получит сотрудник после всех начислений и удержаний - наличными или на банковский счет.
"Долг на начало и конец месяца" представляет собой сумму, которую должна компания своему сотруднику. Обычно это вторая половина зарплаты, выдаваемая в начале следующего месяца.
Проиллюстрируем на примере расчетный лист по зарплате с расшифровкой
Скачать образец
Как выдавать расчетные листы в 2025 году
Специальных правил передачи листка по зарплате в Трудовом кодексе нет. По законодательству работодатель обязан письменно сообщить сотруднику о зарплате. (ч. 1, 2 ст. 136 ТК). Главное, выдать раччетки до даты, когда производится выплата заработной платы. Об этом сообщил Роструд на официальном сайте. Узнайте, как зафиксировать выдачу расчеток сотрудникам.
Способ и особенности передачи документа зависят от того, перешел работодатель на электронный кадровый документооборот или нет. Если на электронку не перешли, то направить зарплатный листок работнику можно на бумаге или направить по электронной почте без электронной подписи. Подробнее о том, можно ли сотрудникам отправлять зарплатные документы по электронной почте без ЭКДО, узнайте из видеответа.
Посмотреть видео
Перешли на ЭКДО — тогда листок передают в виде электронного документа, который подписывают электронной подписью (письма Минтруда от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296, от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, информация Роструда от 25.01.2023).
Важно: специалисты Роструда запретили направлять листки на электронную почту сотрудников, причем даже если в компании действует КЭДО (онлайнинспекция.рф, ответ на вопрос от 16.09.2024 № 206112). При этом раньше давали противоположные разъяснения (онлайнинспекция.рф, ответ на вопрос от 30.05.2024 № 200196). Советуем ориентироваться на официальные разъяснения (письмо Минтруда от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296).
Чтобы направлять листки по электронке, пропишите такую возможность в локальном акте, ознакомьте с ним работников и соберите заявления с просьбой высылать расчетки в электронном виде. Также настройте в корпоративной почте извещение о прочтении письма с листком. Так удастся подтвердить, что сотрудники ознакомились с листками.
Сколько раз выдавать расчетку
Извещать работника о составных частях зарплаты достаточно всего раз — при выдаче зарплаты по итогам месяца (письмо Роструда от 03.07.2024 № ПГ/12276-6-1). Не нужно выдавать отдельный листок при выплате отпускных (письмо Роструда от 03.07.2024 № ПГ/12276-6-1). Сумму отпускных покажите в расчетном листке за месяц, в котором их выдали.
Если сотрудник работает в компании по нескольким трудовым договорам, оформляйте листок по каждому. Но если разработанная форма листка позволяет показать отдельно выплаты по каждой должности, можно ограничиться общим документом.
При увольнении выдавайте отдельный расчетный листок. А если у сотрудника не было выплат весь месяц, вручать пустую расчетку не нужно (онлайнинспекция.рф, ответ на вопрос от 11.10.2021 № 155337).
Как оштрафуют, если не выдать расчетные листки
Если не выдавать документы о размере зарплаты, трудовые инспекторы выпишут работодателю штраф:
для организаций – административный штраф в размере от 30 000 до 50 000 руб.;
должностных лиц организации (например, руководителя или главного бухгалтера) – предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб.;
предпринимателей – административный штраф в размере от 1000 до 5000 руб.
Если инспекторы установят повторно нарушение, за которое ранее уже наказывали, то размеры штрафов будут больше:
для организаций – от 50 000 до 70 000 руб.;
для предпринимателей и должностных лиц организации – от 10 000 до 20 000 руб.
Кроме того, должностное лицо организации (например, директора) за повторное нарушение могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет.