Чем корпоративная почта отличается от обычной?

Электронная почта – это вид связи, предназначенный для отправки и получения текстовой, графической и другой информации. Письма таким способом доходят мгновенно, функционал серверов дает возможность наладить личное общение и взаимодействие с партнерами или коллегами. Но в первом случае используется персональная почта, а во втором – корпоративная.

Что такое корпоративная почта

Корпоративная электронная почта размещается на домене компании, а не на общественных платформах. Доступ к ней получают только сотрудники организации. Это означает, что посторонние лица не могут получать и отправлять письма. В адресе такой почты после значка @ указан домен компании.

Администратором назначается сотрудник компании, например, IT-специалист. В его задачи входит управление почтовыми аккаунтами работников, включая добавление или удаление пользователей, восстановление заблокированных профилей и удаленных писем. Существует несколько причин создать почту для бизнеса:

• отсутствие риска попадания писем в спам – сообщения, отправленные с бесплатных хостингов, часто удаляются автоматически или самим пользователем;

• оптимизация настроек – можно создать адрес для каждого филиала, отдела, сотрудника;

• повышение безопасности – дополнительные фильтры предотвращают внедрение вирусов;

• создание массовых рассылок – email-маркетинг возможен только при наличии корпоративной почты.

Использование учетной записи, созданной в рамках корпоративной почты, позволяет сотрудникам общаться с клиентами от имени компании. Получатель письма сразу видит, кто и откуда его отправил. В адресе содержится адрес сайта организации, поэтому каждое сообщение с рабочего аккаунта способствует продвижению веб-ресурса.

Основные отличия корпоративной почты от личной

Корпоративная электронная почта отличается от личной не только наличием указания на домен компании в адресе. Персональный ящик можно использовать для собственных целей, не связанных с профессиональной деятельностью. Такой вариант подойдет, например, для отправки писем членам семьи или друзьям.

Рабочий адрес используется для деловой коммуникации. Это могут быть отправка писем клиентам, переписка с коллегами, решение вопросов с партнерами, пересылка документов в электронном формате. Корпоративная почта подходит и для автоматизированных операций, например, массовых рассылок.

Преимущества корпоративной почты для бизнеса

Использование корпоративной электронной почты помогает улучшить отношения с клиентами и с партнерами, наладить эффективную коммуникацию внутри компании. Немаловажную роль играет безопасность. Сотрудники ИТ-отдела компании следят за неприкосновенностью корпоративной почты, принимают меры по защите информации, предотвращению утечек и взломов.

Утечка данных из-за использования незащищенной личной почты ухудшает репутацию компании в глазах клиентов, снижает уровень доверия. Организация может потерять выгодные заказы и базу покупателей из-за мошеннических действий. Это одна из ключевых причин использования корпоративной почты для деловых коммуникаций. Такой вариант обладает дополнительными преимуществами:

• доступность – сотрудники компании могут воспользоваться почтой, независимо от места нахождения;

• повышение узнаваемости бренда – партнеры и клиенты видят название компании в адресе отправителя;

• контроль – служба безопасности может проверить переписку сотрудников с клиентами в случае необходимости;

• блокировка – после увольнения сотрудника можно сразу заблокировать его аккаунт, чтобы не допустить передачи данных третьим лицам.

Контроль за перепиской по корпоративной почте требуется в случае, если сотрудник находится в отпуске, а в его письмах содержится необходимая информация. Еще один вариант – проверка общения новых работников с клиентами на соблюдение установленных норм. Корпоративная почта легко интегрируется с таск-сервисами и CRM-системами для дублирования данных. Сохранение архива переписки помогает в решении спорных ситуаций.

Как настроить корпоративную почту

Первым этапом настройки корпоративной почты становится выбор домена. Лучше выбрать название, соответствующее виду деятельности компании, и указать его латиницей. Желательно использовать привычные всем зоны .ru и .com. Корпоративная почта создается через специализированный сервис или провайдера. В первом случае необходимо подключить выбранный тариф, и можно начинать пользоваться почтой. Преимущества следующие:

• технические вопросы решаются сервисом;

• возможна настройка спам-фильтров;

• количество email-адресов не ограничивается;

• предоставляется встроенная антивирусная защита.

Дополнительными плюсами становятся простота настройки, удобный интерфейс, широкие возможности интеграции и постоянная техническая поддержка.

Подключение корпоративной почты через провайдера обеспечивает управление фильтрами, шифрование передаваемой информации, выбор объема почтового ящика. В этом случае можно настроить переадресацию и спам-фильтры.

Для создания корпоративной почты на собственном сервере необходимы доступ к высокоскоростному интернету, специальное программное обеспечение, наличие физического сервера с установленной ОС и действующего доменного имени. Также необходим сотрудник соответствующей квалификации.

Корпоративная почта на собственном сервере отличается гибкостью настроек. Это касается выбора фильтров и дискового пространства, переадресации писем, резервного копирования и контроля надежности.

Завершающий этап – настройка безопасности корпоративной почты. Для этого необходимо установить параметры доступа пользователей, использовать шифрование, чтобы в случае перехвата письма нельзя было прочитать. Не менее важно обеспечить сетевую безопасность, установить антивирусные программы и средства защиты для фильтрации спама. Сотрудники должны пройти обучение основам информационной безопасности.

Запись Чем корпоративная почта отличается от обычной? впервые опубликована на сайте Про технологии.