Новый порядок расчета отпускных в 2025 году: пошаговая инструкция, формулы, примеры
Чтобы сделать расчет отпускных в 2025 году, определите расчетный период, высчитайте суммарный и средний дневной заработок, подсчитайте выплату за весь отпуск. Учитывайте изменения 2025 года: увеличение минимального размера оплаты труда и новые ставки налога на доходы физических лиц. Далее на примерах покажем, как рассчитать отпускные с учетом изменений.
Изменения в расчете отпускных в 2025 году
Алгоритм расчета отпускных в 2025 году остался прежним, он включает стандартные шаги, знакомые каждому бухгалтеру по зарплате. Но придется учитывать два изменения, которые оказывают косвенное влияние на сумму отпускных выплат. Разберемся, как рассчитать отпускные в 2025 году с учетом изменений.
При этом учтите, что работодателю придется удержать суммы отпускных, излишне выплаченные сотруднику вследствие счетной ошибки. Но такое удержание возможно только с согласия сотрудника. Чтобы избежать ошибок в расчетах, воспользуйтесь инструкцией от Системы Главбух, которую согласовали с Иваном Шкловцом, заместителем руководителя Федеральной службы по труду и занятости.
Изменение 1: увеличение МРОТ
С 1 января 2025 года сумма МРОТ составит 22 440 рублей. Для работников с зарплатой, близкой к МРОТ, необходимо рассчитывать две суммы отпускных: по среднему заработку и по минимальной оплате труда. Итоговая сумма начисляется по большему из двух значений, ниже поясним на примере. Если сотрудник числится на неполной ставке, сопоставляйте его отпускные с пропорционально уменьшенным МРОТ.
Пример: как посчитать отпускные по МРОТ с полной ставкой
Сотрудник, трудоустроенный на полную ставку, отдыхает с 1 по 14 февраля 2025 года. Расчетным является период с 1 февраля 2024 года по 31 января 2025 года. За это время суммарный заработок составляет 225 тыс. руб.
В расчетном периоде отработана полная норма рабочего времени, средняя дневная зарплата составляет 639,93 руб. (225 тыс. руб. : 12 мес. : 29,3 дн.).
Усредненный дневной доход по МРОТ составляет 765,87 руб. (22 440 руб. : 29.3 дн.).
Бухгалтер должен сделать подсчет по большей из двух сумм. Итоговое отпускное начисление за 14 дней составляет 10 722,18 руб. (765,87 руб. × 14 дн.).
Пример: как считаются отпускные по МРОТ с неполной ставкой
Сотрудник, трудоустроенный на 0,5 ставки, отдыхает с 1 по 14 февраля 2025 года. Расчетным является период с 1 февраля 2024 года по 31 января 2025 года. За это время суммарный заработок составляет 120 тыс. руб.
В расчетном периоде отработана полная норма рабочего времени, среднее дневное начисление составляет 341,30 руб. (120 тыс. руб. : 12 мес. : 29,3 дн.).
Усредненный дневной доход по МРОТ (с корректировкой на неполный день) составляет 382,94 руб. (22 440 руб. × 0,5 : 29.3 дн.).
Бухгалтер должен сделать подсчет по большей из двух сумм. Итоговое отпускное начисление за 14 дней составляет 5 361,16 руб. (382,94 руб. × 14 дн.).
Изменение 2: новые ставки НДФЛ
Отпускные облагаются НДФЛ, наряду с зарплатой и прочими выплатами в рамках трудовых правоотношений. С 1 января 2025 года базовые доходы, к числу которых отнесены отпускные, облагаются новыми ставками по прогрессивной шкале. Величина ставки зависит от суммы дохода, полученного сотрудником с начала текущего года:
13% - до 2,4 млн руб.,15% - от 2,4 до 5 млн руб.,18% - от 5 до 20 млн руб.,20% - от 20 до 50 млн руб.22% - более 50 млн руб.
Пример: расчет отпускных в 2025 году с новыми ставками НДФЛ
Зарплата сотрудника в 2025 году составляет 350 тыс. руб. в месяц, с 1 октября 2025 года он идет на каникулы. Бухгалтер начислил отпускные в размере 152 тыс. руб. за 14 календарных дней, определим величину налога:
Доход за январь – сентябрь: 350 тыс. руб. × 9 мес. = 3,15 млн руб.
Поскольку превышен лимит в 2,4 млн руб., налог с отпускных определяется по повышенной ставке 15%.
НДФЛ с отпускной суммы: 152 тыс. руб. × 15% = 22 800 руб.
Как рассчитываются отпускные в 2025 году: пошаговая инструкцияДля начисления отпускных выполните цепочку следующих шагов.
Шаг 1: рассчитайте количество дней отдыха по графику отпусков или заявлению сотрудника. Сверяйтесь с производственным календарем, проверяйте наличие нерабочих праздников. Праздники не входят в отпуск и не оплачиваются отпускными.
Шаг 2: установите рамки расчетного периода, в него попадают 12 полных месяцев до каникулярного месяца. Если сотрудник еще не проработал на вашем предприятии полного года, за начало периода берите дату трудоустройства.
Исключите из расчетного периода дни, когда сотрудник:
Болел,
Был в отпуске,
Получал социальное пособие по БиР или уходу за ребенком,
Был в командировке,
Простаивал не по своей вине,
Использовал дополнительные дни по уходу за ребенком-инвалидом,По другим причинам освобождался от работы с начислением усредненного заработка.
Шаг 3: посмотрите, какие начисления учитывать в расчете суммарного дохода, высчитайте его размер. Какие суммы учитывать и исключать из расчета – показано в таблице:
Учитывать
Исключить
Зарплата по окладу, тарифной ставке, сдельной расценке,
Доплаты и надбавки (за совмещение, выслугу лет, классность, квалификацию и т.д.),Компенсации за отклонения от нормальных условий труда, например, вечерний или ночной труд,Премии с учетом особенностей их влияния на размер отпускных
Начисления за периоды командировок, отпусков, болезней,
Оплата дополнительных дней для ухода за ребенком-инвалидом,
Начисления за дни простоя не по вине сотрудника,
Начисления за дни забастовки, в которой сотрудник не участвовал, но и работать не мог,Средний заработок, начисленный по иным причинам
Шаг 4: определите средний дневной заработок. На этом этапе вам понадобятся специальные формулы, их приведем ниже.
Шаг 5: начислите итоговую каникулярную выплату, умножив количество дней каникул (шаг 1) на усредненный дневной доход (шаг 4). Из начисления удержите НДФЛ и выплатите сотруднику денежные средства.
Важно! Выдайте или перечислите на карту сотрудника отпускные за три календарных дня до начала отдыха. Например, первым каникулярным днем является понедельник, произведите выплату в четверг или раньше (ст. 14, ч. 9 ст. 136 ТК, письмо Минтруда № 14-1/ООГ-7157 от 05.09.2018).
Параллельно с расчетами подготовьте документальное оформление:
Проверьте график отпусков. Его утверждают годом ранее не позднее, чем за две недели до начала нового года.
Получите заявление сотрудника, если в графике указан только месяц каникул, но не приведены конкретные даты.
Выдайте сотруднику уведомление о начальной дате и длительности отдыха, если в графике приведены конкретные даты.
Утвердите приказ о предоставлении отдыха по форме Т-6 или своей форме.
Составьте бухгалтерскую справку или записку с вычислением отпускного начисления и налогового удержанияВнесите сведения об отдыхе в личную карточку сотрудника.
Формула расчета отпускных в 2025 году
Чтобы выбрать нужную формулу, посмотрите, в каких днях считается отпуск и сколько времени отпускник отработал в расчетном периоде.
Вариант № 1: каникулы в календарных днях, расчетные 12 месяцев отработаны без исключений. Разделите годовой доход сотрудника на 12 месяцев и коэффициент для расчета отпускных, это фиксированное усредненное число дней в месяце – 29,3.
Вариант № 2: каникулы в календарных днях, в расчетном году у отдыхающего имеются исключаемые дни. В расчете появляется второй шаг, сначала придется подсчитать дни неполных месяцев:
Затем – подсчитать общий усредненный доход за день:
Вариант № 3: каникулы в рабочих днях. Усредненный доход определите по формуле:
Итоговый размер отпускных определите по формуле:
Начисление отпускных в 2025 году: примеры
Сначала разберем пример расчета отпускных для случая, когда расчетный период полностью отработан.
Кладовщик ООО «Альфа» Иванов И.И. идет на каникулы с 1 марта 2025 года на две полные календарные недели.
Расчетный период: с 1 марта 2024 года по 28 февраля 2025 года, полностью отработан, исключаемые периоды отсутствуют. За это время сотруднику начислен суммарный доход 420 тыс.руб.
Средний доход за день: 420 тыс.р. : 12 мес. : 29,3 д. = 1 194,54 р.
Отпускные: 1 194,54 р. × 14 д. = 16 723,56 р.
НДФЛ: 16 723,56 р. × 13% = 2 174 р.
Выплата отпускнику: 16 723,56 р. – 2 174 р. = 14 549,56 р.
Теперь рассмотрим пример расчета отпускных, когда в расчетном периоде есть неполные месяцы.
Рабочий ООО «Гамма» Петров П.П. идет на каникулы с 1 июля 2025 года на 28 календарных дней. Расчетным является промежуток с 1 июля 2024 года по 30 июня 2025 года, в нем имеются исключаемые дни, когда Петров:
С 1 по 14 ноября 2024 года был в отпуске,
С 5 по 10 марта 2025 года болел.
Подсчитаем дни, которые нужно брать в расчет за неполные месяцы:
Количество учитываемых дней в ноябре 2024 года: 29,3 д. : 30 д. × 16 д. = 15,63 д.
Количество учитываемых дней в марте 2025 года: 29,3 д. : 31 д. × 25 д. = 23,63 д.
За расчетные 12 месяцев Петрову начислен доход в размере 410 тыс. р., рассчитаем средний дневной доход:
410 тыс.р. : (29,3 д. × 10 мес. + 15,63 д. + 23,63 д.) = 1 233,97 р.
Итоговое начисление отпускных составляет 34 551,16 р. (1 233,97 р. × 28 д.). НДФЛ составляет 4 492 р., Петрову «на руки» выплачивается 30 059,16 р.
Изменения в расчете отпускных в 2025 году
Алгоритм расчета отпускных в 2025 году остался прежним, он включает стандартные шаги, знакомые каждому бухгалтеру по зарплате. Но придется учитывать два изменения, которые оказывают косвенное влияние на сумму отпускных выплат. Разберемся, как рассчитать отпускные в 2025 году с учетом изменений.
При этом учтите, что работодателю придется удержать суммы отпускных, излишне выплаченные сотруднику вследствие счетной ошибки. Но такое удержание возможно только с согласия сотрудника. Чтобы избежать ошибок в расчетах, воспользуйтесь инструкцией от Системы Главбух, которую согласовали с Иваном Шкловцом, заместителем руководителя Федеральной службы по труду и занятости.
Изменение 1: увеличение МРОТ
С 1 января 2025 года сумма МРОТ составит 22 440 рублей. Для работников с зарплатой, близкой к МРОТ, необходимо рассчитывать две суммы отпускных: по среднему заработку и по минимальной оплате труда. Итоговая сумма начисляется по большему из двух значений, ниже поясним на примере. Если сотрудник числится на неполной ставке, сопоставляйте его отпускные с пропорционально уменьшенным МРОТ.
Пример: как посчитать отпускные по МРОТ с полной ставкой
Сотрудник, трудоустроенный на полную ставку, отдыхает с 1 по 14 февраля 2025 года. Расчетным является период с 1 февраля 2024 года по 31 января 2025 года. За это время суммарный заработок составляет 225 тыс. руб.
В расчетном периоде отработана полная норма рабочего времени, средняя дневная зарплата составляет 639,93 руб. (225 тыс. руб. : 12 мес. : 29,3 дн.).
Усредненный дневной доход по МРОТ составляет 765,87 руб. (22 440 руб. : 29.3 дн.).
Бухгалтер должен сделать подсчет по большей из двух сумм. Итоговое отпускное начисление за 14 дней составляет 10 722,18 руб. (765,87 руб. × 14 дн.).
Пример: как считаются отпускные по МРОТ с неполной ставкой
Сотрудник, трудоустроенный на 0,5 ставки, отдыхает с 1 по 14 февраля 2025 года. Расчетным является период с 1 февраля 2024 года по 31 января 2025 года. За это время суммарный заработок составляет 120 тыс. руб.
В расчетном периоде отработана полная норма рабочего времени, среднее дневное начисление составляет 341,30 руб. (120 тыс. руб. : 12 мес. : 29,3 дн.).
Усредненный дневной доход по МРОТ (с корректировкой на неполный день) составляет 382,94 руб. (22 440 руб. × 0,5 : 29.3 дн.).
Бухгалтер должен сделать подсчет по большей из двух сумм. Итоговое отпускное начисление за 14 дней составляет 5 361,16 руб. (382,94 руб. × 14 дн.).
Изменение 2: новые ставки НДФЛ
Отпускные облагаются НДФЛ, наряду с зарплатой и прочими выплатами в рамках трудовых правоотношений. С 1 января 2025 года базовые доходы, к числу которых отнесены отпускные, облагаются новыми ставками по прогрессивной шкале. Величина ставки зависит от суммы дохода, полученного сотрудником с начала текущего года:
13% - до 2,4 млн руб.,15% - от 2,4 до 5 млн руб.,18% - от 5 до 20 млн руб.,20% - от 20 до 50 млн руб.22% - более 50 млн руб.
Пример: расчет отпускных в 2025 году с новыми ставками НДФЛ
Зарплата сотрудника в 2025 году составляет 350 тыс. руб. в месяц, с 1 октября 2025 года он идет на каникулы. Бухгалтер начислил отпускные в размере 152 тыс. руб. за 14 календарных дней, определим величину налога:
Доход за январь – сентябрь: 350 тыс. руб. × 9 мес. = 3,15 млн руб.
Поскольку превышен лимит в 2,4 млн руб., налог с отпускных определяется по повышенной ставке 15%.
НДФЛ с отпускной суммы: 152 тыс. руб. × 15% = 22 800 руб.
Как рассчитываются отпускные в 2025 году: пошаговая инструкцияДля начисления отпускных выполните цепочку следующих шагов.
Шаг 1: рассчитайте количество дней отдыха по графику отпусков или заявлению сотрудника. Сверяйтесь с производственным календарем, проверяйте наличие нерабочих праздников. Праздники не входят в отпуск и не оплачиваются отпускными.
Шаг 2: установите рамки расчетного периода, в него попадают 12 полных месяцев до каникулярного месяца. Если сотрудник еще не проработал на вашем предприятии полного года, за начало периода берите дату трудоустройства.
Исключите из расчетного периода дни, когда сотрудник:
Болел,
Был в отпуске,
Получал социальное пособие по БиР или уходу за ребенком,
Был в командировке,
Простаивал не по своей вине,
Использовал дополнительные дни по уходу за ребенком-инвалидом,По другим причинам освобождался от работы с начислением усредненного заработка.
Шаг 3: посмотрите, какие начисления учитывать в расчете суммарного дохода, высчитайте его размер. Какие суммы учитывать и исключать из расчета – показано в таблице:
Учитывать
Исключить
Зарплата по окладу, тарифной ставке, сдельной расценке,
Доплаты и надбавки (за совмещение, выслугу лет, классность, квалификацию и т.д.),Компенсации за отклонения от нормальных условий труда, например, вечерний или ночной труд,Премии с учетом особенностей их влияния на размер отпускных
Начисления за периоды командировок, отпусков, болезней,
Оплата дополнительных дней для ухода за ребенком-инвалидом,
Начисления за дни простоя не по вине сотрудника,
Начисления за дни забастовки, в которой сотрудник не участвовал, но и работать не мог,Средний заработок, начисленный по иным причинам
Шаг 4: определите средний дневной заработок. На этом этапе вам понадобятся специальные формулы, их приведем ниже.
Шаг 5: начислите итоговую каникулярную выплату, умножив количество дней каникул (шаг 1) на усредненный дневной доход (шаг 4). Из начисления удержите НДФЛ и выплатите сотруднику денежные средства.
Важно! Выдайте или перечислите на карту сотрудника отпускные за три календарных дня до начала отдыха. Например, первым каникулярным днем является понедельник, произведите выплату в четверг или раньше (ст. 14, ч. 9 ст. 136 ТК, письмо Минтруда № 14-1/ООГ-7157 от 05.09.2018).
Параллельно с расчетами подготовьте документальное оформление:
Проверьте график отпусков. Его утверждают годом ранее не позднее, чем за две недели до начала нового года.
Получите заявление сотрудника, если в графике указан только месяц каникул, но не приведены конкретные даты.
Выдайте сотруднику уведомление о начальной дате и длительности отдыха, если в графике приведены конкретные даты.
Утвердите приказ о предоставлении отдыха по форме Т-6 или своей форме.
Составьте бухгалтерскую справку или записку с вычислением отпускного начисления и налогового удержанияВнесите сведения об отдыхе в личную карточку сотрудника.
Формула расчета отпускных в 2025 году
Чтобы выбрать нужную формулу, посмотрите, в каких днях считается отпуск и сколько времени отпускник отработал в расчетном периоде.
Вариант № 1: каникулы в календарных днях, расчетные 12 месяцев отработаны без исключений. Разделите годовой доход сотрудника на 12 месяцев и коэффициент для расчета отпускных, это фиксированное усредненное число дней в месяце – 29,3.
Вариант № 2: каникулы в календарных днях, в расчетном году у отдыхающего имеются исключаемые дни. В расчете появляется второй шаг, сначала придется подсчитать дни неполных месяцев:
Затем – подсчитать общий усредненный доход за день:
Вариант № 3: каникулы в рабочих днях. Усредненный доход определите по формуле:
Итоговый размер отпускных определите по формуле:
Начисление отпускных в 2025 году: примеры
Сначала разберем пример расчета отпускных для случая, когда расчетный период полностью отработан.
Кладовщик ООО «Альфа» Иванов И.И. идет на каникулы с 1 марта 2025 года на две полные календарные недели.
Расчетный период: с 1 марта 2024 года по 28 февраля 2025 года, полностью отработан, исключаемые периоды отсутствуют. За это время сотруднику начислен суммарный доход 420 тыс.руб.
Средний доход за день: 420 тыс.р. : 12 мес. : 29,3 д. = 1 194,54 р.
Отпускные: 1 194,54 р. × 14 д. = 16 723,56 р.
НДФЛ: 16 723,56 р. × 13% = 2 174 р.
Выплата отпускнику: 16 723,56 р. – 2 174 р. = 14 549,56 р.
Теперь рассмотрим пример расчета отпускных, когда в расчетном периоде есть неполные месяцы.
Рабочий ООО «Гамма» Петров П.П. идет на каникулы с 1 июля 2025 года на 28 календарных дней. Расчетным является промежуток с 1 июля 2024 года по 30 июня 2025 года, в нем имеются исключаемые дни, когда Петров:
С 1 по 14 ноября 2024 года был в отпуске,
С 5 по 10 марта 2025 года болел.
Подсчитаем дни, которые нужно брать в расчет за неполные месяцы:
Количество учитываемых дней в ноябре 2024 года: 29,3 д. : 30 д. × 16 д. = 15,63 д.
Количество учитываемых дней в марте 2025 года: 29,3 д. : 31 д. × 25 д. = 23,63 д.
За расчетные 12 месяцев Петрову начислен доход в размере 410 тыс. р., рассчитаем средний дневной доход:
410 тыс.р. : (29,3 д. × 10 мес. + 15,63 д. + 23,63 д.) = 1 233,97 р.
Итоговое начисление отпускных составляет 34 551,16 р. (1 233,97 р. × 28 д.). НДФЛ составляет 4 492 р., Петрову «на руки» выплачивается 30 059,16 р.