Акт приема-передачи документов: образец заполнения
Эксперты Системы Главбух подготовили справочник с образцами актов приема-передачи результатов выполненных работ (услуг) по договору подряда, а также передачи имущества для разных ситуаций. В справочнике акты для передачи основных средств, работ и услуг, движимого и недвижимого имущества, наличных денег, подарков, дел и документов, печати при смене главбуха и руководителя и др.
Главное про акт приема-передачи документов
Когда составляют
Как оформить
Когда составляют акт приема-передачи документов
Акт о передаче и приеме документов - это официальный документ, который фиксирует процесс передачи бухгалтерских, учредительных и других документов от одной стороны к другой. После подписания представителями обеих сторон данный акт удостоверяет, что один участник передал документы, а другой их получил.
Законодательство не обязывает составлять акт приема-передачи бухгалтерской или иной внутренней документации, но, тем не менее, такие документы часто применяются должностными лицами. Он имеет юридическую силу и в случае судебных разбирательств по поводу утраты этих бумаг может служить важным доказательством.
Акт особенно актуален при изменениях в руководстве или смене главного бухгалтера, поскольку этот процесс включает передачу дел, где важен каждый нюанс. Перед подписанием акта сторона должна внимательно проверить пакет документов, чтобы избежать возможных проблем в будущем.
Таким образом, акт приема-передачи документов будет полезно оформить в следующих случаях.:
при передаче документов между сотрудниками;
смене руководителей в компании;
перемещении значимых документов внутри организации;
сдаче бумаги в архив.
Форма акта приема-передачи документов
Акт приема-передачи не имеет единой унифицированной формы. Каждая организация имеет право разработать свой собственный шаблон для этого документа. Однако стоит отметить, что в некоторых ситуациях, например, если это предусмотрено договором между сторонами, использование определенной формы акта может быть обязательно.
В акте приема-передачи обычно фиксируются следующие данные:
Дата и место передачи: указывается точная дата и место, где происходит передача документов,
Стороны, участвующие в передаче: приводятся имена и фамилии лиц, которые осуществляют передачу, а также, если это необходимо, информация о их полномочиях,
Причина передачи: описывается, почему документы передаются, что может быть важно для дальнейшего учета,
Перечень передаваемых документов: указывается список документов, которые передаются, с уточнением, передается ли оригинал или копия, а также количество страниц каждого документа,
Подписи сторон: в конце акта ставятся подписи лиц, которые передали и приняли документы, что подтверждает факт передачи.
При необходимости акт может быть дополнительно заверен печатями сторон. Обычно акт составляется в двух экземплярах: один остается у передающего лица, а другой — у принимающего. Это обеспечивает обеим сторонам возможность иметь подтверждение о передаче документов.
Образец заполнения акта приема-передачи документов
Передача документов между двумя сторонами, будь то физические лица или организации, может осуществляться по разным причинам и с различными целями. Приведем образцы для ситуации, когда документы передаются между отделами внутри компании.
Главное про акт приема-передачи документов
Когда составляют
Как оформить
Когда составляют акт приема-передачи документов
Акт о передаче и приеме документов - это официальный документ, который фиксирует процесс передачи бухгалтерских, учредительных и других документов от одной стороны к другой. После подписания представителями обеих сторон данный акт удостоверяет, что один участник передал документы, а другой их получил.
Законодательство не обязывает составлять акт приема-передачи бухгалтерской или иной внутренней документации, но, тем не менее, такие документы часто применяются должностными лицами. Он имеет юридическую силу и в случае судебных разбирательств по поводу утраты этих бумаг может служить важным доказательством.
Акт особенно актуален при изменениях в руководстве или смене главного бухгалтера, поскольку этот процесс включает передачу дел, где важен каждый нюанс. Перед подписанием акта сторона должна внимательно проверить пакет документов, чтобы избежать возможных проблем в будущем.
Таким образом, акт приема-передачи документов будет полезно оформить в следующих случаях.:
при передаче документов между сотрудниками;
смене руководителей в компании;
перемещении значимых документов внутри организации;
сдаче бумаги в архив.
Форма акта приема-передачи документов
Акт приема-передачи не имеет единой унифицированной формы. Каждая организация имеет право разработать свой собственный шаблон для этого документа. Однако стоит отметить, что в некоторых ситуациях, например, если это предусмотрено договором между сторонами, использование определенной формы акта может быть обязательно.
В акте приема-передачи обычно фиксируются следующие данные:
Дата и место передачи: указывается точная дата и место, где происходит передача документов,
Стороны, участвующие в передаче: приводятся имена и фамилии лиц, которые осуществляют передачу, а также, если это необходимо, информация о их полномочиях,
Причина передачи: описывается, почему документы передаются, что может быть важно для дальнейшего учета,
Перечень передаваемых документов: указывается список документов, которые передаются, с уточнением, передается ли оригинал или копия, а также количество страниц каждого документа,
Подписи сторон: в конце акта ставятся подписи лиц, которые передали и приняли документы, что подтверждает факт передачи.
При необходимости акт может быть дополнительно заверен печатями сторон. Обычно акт составляется в двух экземплярах: один остается у передающего лица, а другой — у принимающего. Это обеспечивает обеим сторонам возможность иметь подтверждение о передаче документов.
Образец заполнения акта приема-передачи документов
Передача документов между двумя сторонами, будь то физические лица или организации, может осуществляться по разным причинам и с различными целями. Приведем образцы для ситуации, когда документы передаются между отделами внутри компании.