Видеоконференции и постмит: как фиксировать договоренности

Технология постмит (от англ. Post meet — «после встречи») позволяет фиксировать озвученное и закреплять задачи за конкретными исполнителями. Кроме того, так можно давать задания даже тем, кто не присутствовал на встрече. Эксперт отметил, что не все участники встреч делают заметки во время офлайн- и онлайн-совещаний, поэтому нередко компании сталкиваются с тем, что никто ничего не запомнил или не понял.

Королев подчеркнул, что за последние несколько лет рынок видеоконференцсвязи (ВКС) заметно вырос. Распространение сервисов помогает организовать работу команд из большого числа компаний, что отвечает требованиям бизнеса. При этом необходимы сопряженные инструменты, которые позволят фиксировать поставленные задачи и отслеживать процесс их выполнения.

Чтобы создать постмит, достаточно выполнить несколько простых действий:

1. Решить, кто будет фиксировать сказанное на встрече — каждый самостоятельно или назначенный сотрудник. Если это не участник встречи, ему надо также направить приглашение на нее.

2. Фиксировать задачи, договоренности, указания и прочее по ходу обсуждения. Также следует записывать, кто дает задания, кто должен их выполнять и в какой срок. Заметки можно оставлять в чате созвона, в документе на рабочем столе или в облачном хранилище, в заметках.

3. По окончании встречи оформить итоги: что, когда и каким составом обсуждали, что решили, какие задачи и кем в какие сроки выполняются. Лучше писать простым понятным языком, ясными формулировками, которые в случае чего поймет любой вновь подключенный к задаче сотрудник.

4. Всю информацию — запись звонка, заметки, текст постмита — собрать в одном месте, например на общем диске, чтобы все всегда было в доступе.

5. Разослать постмит участникам и тем, кому поставили задачи, принятым в компании способом — по почте, ссылкой на открытый документ, в рабочем мессенджере.