В аппарате Уполномоченного рассказали об особенностях ведения трудовых книжек

Об этом в ходе семинара на тему «Особенности ведения трудовых книжек», организованного аппаратом Уполномоченного при Президенте России по защите прав предпринимателей, рассказал научный сотрудник проектно-учебной лаборатории антикоррупционной политики НИУ ВШЭ Егор Артеменко.

Электронная трудовая книжка, или ЭТК, есть у всех работников, которые трудоустроены по закону, напомнил эксперт. Чтобы отправить сведения о человеке в СФР, работодатель должен сдать отчет ЕФС-1. Обычно с документами работает кадровик, бухгалтер или другой назначенный руководителем бизнеса сотрудник.

Сведения вносят в подразделы 1 и 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1. Если работодатель нанимает человека или увольняет его, об этом нужно сообщить в СФР не позднее следующего рабочего дня. В остальных случаях отчет сдают до 25-го числа месяца, следующего за месяцем кадрового события.

Подавать сведения в СФР нужно как на штатных сотрудников, так и на исполнителей по договорам гражданско-правового характера.

Если до 2021 года у человека уже была бумажная трудовая книжка и он решил ее сохранить, работодатель все равно должен отправлять сведения в СФР и дублировать их в бумажной книжке. Проще говоря, электронная трудовая книжка есть у каждого, кто хотя бы один день работал в России по трудовому или гражданско-правовому договору.

При приеме на работу работодатель должен всем новым сотрудникам заводить электронную трудовую. А вот с бумажной трудовой все не так однозначно. Бумажную трудовую можно не оформлять в двух случаях: Человек впервые устраивается на работу; человек отказался от ведения бумажной трудовой.

Если человек решил оставить бумажную трудовую, вам надо вести его трудовую параллельно с электронной — заносить туда все изменения: прием на работу, назначения на новую должность, награждения и увольнения.

Если кандидат на работу с бумажной трудовой хочет отказаться от нее с первого дня трудоустройства, надо сначала нанять его по трудовой на бумаге:

Внести запись о приеме на работу в бумажную трудовую.

В тот же день или в ближайший рабочий подать подраздел 1.1 формы ЕФС-1 в Социальный фонд РФ. Там нужно отразить и прием на работу, и дату подачи заявления об отказе от бумажной трудовой.

В день отправки формы внести запись об отказе в бумажную трудовую книжку и отдать ее на руки сотруднику.

Дальше вам надо будет только передавать электронные сведения в территориальные отделения СФР.

Как проверить, подавал человек заявление или нет. Новый сотрудник может не помнить, подавал он заявление о выборе электронной трудовой книжки на старом месте работы или нет. Тогда план действий такой:

Если у него на руках бумажная трудовая книжка — проверьте, есть ли там запись об отказе.

Если трудовой на руках нет, попросите сотрудника предоставить справку со сведениями о его трудовой деятельности по форме СТД-СФР — выписку из той самой электронной трудовой.

Сотрудник может сам запросить справку напрямую в СФР через Госуслуги. В справке будет отметка о том, надо дальше вести его бумажную трудовую или нет.