Obowiązkowe e-Doręczenia szansą na optymalizację obiegu korespondencji
Od 1 stycznia 2025 roku wchodzi w życie obowiązek korzystania z platformy e-Doręczenia. To elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dzięki tej usłudze podmioty publiczne, obywatele i firmy mogą korzystać z wygodnych i bezpiecznych doręczeń elektronicznych. Są one równoważne prawnie tradycyjnej przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru.
Nowy obieg korespondencji w organizacjach
Obowiązek korzystania z platformy e-Doręczenia w wielu organizacjach może wymusić zmianę obiegu korespondencji. Dla tych podmiotów, które do tej pory korzystają z papierowej formy prowadzenia kancelarii, to doskonała okazja, aby przejść na formę elektroniczną.
Idealnym narzędziem do usprawnienia obiegu korespondencji w organizacji jest system V-Desk tworzony przez Primesoft Polska. Wszystkie dokumenty przychodzące do i wychodzące z firmy znajdują się w jednym systemie, w którym możesz dowolnie zaprojektować obieg dokumentów. Całość może być dodatkowo zintegrowana z krajową platformą e-Doręczenia.
Dlaczego warto przejść na elektroniczny obieg korespondencji?
Tradycyjna ręczna rejestracja i archiwizacja dokumentów, dodatkowe koszty związane z prowadzeniem oddzielnych rejestrów korespondencji, strata czasu pracowników na przekazywanie oryginałów. To najczęstsze problemy organizacji, które nie zdecydowały się jeszcze na elektroniczny obieg korespondencji.
V-Desk rozwiązuje je wszystkie. Dokumenty przychodzące do firmy poddawane są rejestracji w systemie, następnie trafiają do procesu skanowania i lądują w elektronicznym archiwum. V-Desk stanowi centralne repozytorium dokumentów i źródło informacji o dokumentach przychodzących i wychodzących. W sposób kontrolowany zapewnia dostęp upoważnionym pracownikom.. Dodatkowo w systemie oferowanym przez Primesoft zarejestrowany dokument trafia na wirtualne biurko pracownika i przekazywany jest w formie elektronicznej.
– Wybierając system V-Desk, klient ma możliwość integracji z właściwie każdym systemem informatycznym. Nie ma na rynku firmy, która nie korzystałaby już z jakiegoś oprogramowania. Cała magia polega na tym, aby wszelkie programy wykorzystywane w firmie tak zintegrować z V-Desk, aby eliminując silosy informacyjne, usprawnić procesy biznesowe w danej organizacji – mówi Filip Kolendo, CTO w Primesoft Polska.
Co zyskasz, wybierając integrację e-Doręczeńz V-Desk?
– automatyczne pobieranie pism z e-Doręczeń wraz z powiadomieniami
– automatyczne porządkowanie skrzynki e-Doręczeń
– eliminacja pracy manualnej poprzez automatyczne uruchamianie zadań w procesie
– możliwość obsługi dowolnej liczby adresów e-Doręczeń w jednym systemie
– bezpieczne zarządzanie dostępami do usługi e-Doręczeń
– podgląd statusu wysyłanej i pobieranej korespondencji rejestrowanej
Co zyskasz, wybierając integrację e-Doręczeń z V-Desk? |
| – automatyczne pobieranie pism z e-Doręczeń wraz z powiadomieniami |
| – automatyczne porządkowanie skrzynki e-Doręczeń |
| – eliminacja pracy manualnej poprzez automatyczne uruchamianie zadań w procesie |
| – możliwość obsługi dowolnej liczby adresów e-Doręczeń w jednym systemie |
| – bezpieczne zarządzanie dostępami do usługi e-Doręczeń |
| – podgląd statusu wysyłanej i pobieranej korespondencji rejestrowanej |
E-Doręczenia w systemie V-Desk
E-Doręczenia funkcjonują na zasadzie wirtualnej skrzynki odbiorczej i w świetle ustawy przesyłane w ten sposób dokumenty są równoważne listowi wysłanemu za poleceniem odbioru. Zintegrowanie w jednym środowisku systemu V-Desk i platformy e-Doręczenia zapewni wygodę i bezpieczeństwo usługi na wysokim poziomie.
Generowanie sporej liczby wydruków, żmudne wypełnianie druków zleceń wysyłek, częste wizyty w urzędach pocztowych. Te wszystkie niedogodności mają odejść do lamusa wraz z wprowadzeniem obowiązku korzystania z platformy e-Doręczenia. System V-Desk od ponad roku jest gotowy na obsługę platformy e-Doręczenia. Przypomnijmy, że pierwotnie obowiązek miał wejść w życie w październiku 2023 roku.
Następnie jednak zmieniono ostateczny termin i wprowadzono kilka zmian, które oczywiście zostały uwzględnione w systemie oferowanym przez Primesoft. Połączenie platformy e-Doręczenie z systemem V-Desk sprawi, że zdecydowana większość czynności przeniesie się do chmury. Dzięki tej integracji możliwe jest wypełnianie druków zleceń za pomocą elektronicznego obiegu dokumentów.
Moduł e-Doręczenia jest dodatkiem do modułu Korespondencja i jest dostępny w obu modelach wdrożenia systemu V-Desk. Można go skonfigurować w dedykowanej wersji systemu V-Desk lub wybrać spośród gotowych procesów V-Desk GA. Ta druga opcja zdecydowanie zmniejsza czas wdrożenia, co spóźnialskim organizacjom daje jeszcze możliwość zdążenia z integracji z platformą e-Doręczenia przed 1 stycznia 2025 roku.
Materiał partnera
Artykuł Obowiązkowe e-Doręczenia szansą na optymalizację obiegu korespondencji pochodzi z serwisu GF24.pl.