Horas extra en Costa Rica: ¿cuándo nace el derecho a cobrarlas, cuánto debe pagarse y cuándo expira al plazo para reclamarlas?
La jornada laboral termina en el reloj, pero no siempre se concluyen las tareas pendientes. En ese escenario, quedarse unos minutos más en la oficina, responder mensajes fuera de horario o asumir labores adicionales puede generar dudas sobre cuándo nace el derecho a recibir el pago de horas extra y cuánto corresponde.
La abogada Marcela Acosta Valverde, socia fundadora del bufete Quatro Legal, explicó a La Nación cuándo se genera ese derecho, cómo se calcula la remuneración, cuáles son los límites y excepciones, qué ocurre cuando no existe una autorización previa y qué pruebas pueden respaldar un reclamo.
También abordó el plazo para exigir ese pago y las circunstancias en las que responder mensajes, correos o llamadas fuera de horario puede considerarse tiempo de trabajo.
¿Qué se considera una hora extra y a partir de qué momento nace el derecho a cobrarla?
De acuerdo con Marcela Acosta, una hora extra corresponde al trabajo efectivo realizado fuera de los límites de la jornada pactada entre las partes. Por tanto, el derecho al pago surge cuando se supera durante la jornada el máximo acordado, siempre dentro de los límites establecidos por la legislación.
¿Todas las personas trabajadoras tienen derecho al pago de horas extra?
Según la abogada, en principio, todas las personas trabajadoras tienen derecho al pago de horas extra cuando se supera el límite de la jornada pactada, dentro de los parámetros establecidos por ley.
La abogada señaló que existe una percepción errónea respecto de quienes ocupan puestos de confianza, regulados por el artículo 143 del Código de Trabajo, pues también están sujetos a un límite máximo de 12 horas diarias de permanencia.
No obstante, explicó que la legislación contempla excepciones.
No se considera tiempo extraordinario el que una persona emplea para subsanar errores que le sean imputables ni las labores que trabajadores de explotaciones agrícolas o ganaderas realicen voluntariamente, durante horas diurnas, fuera de su jornada ordinaria.
Asimismo, Acosta indicó que no está permitida la jornada extraordinaria en trabajos que, por su naturaleza, sean peligrosos o insalubres.
¿El empleador puede obligar a una persona a trabajar horas extra?
Marcela Acosta explicó que, en determinadas circunstancias, una persona trabajadora puede estar obligada a laborar horas extra.
Citó los artículos 71, inciso e), y 140 del Código de Trabajo, que establecen que, ante una emergencia real, el trabajador no podrá negarse, salvo causa justa, a brindar auxilio al empleador.
La abogada agregó que también puede exigirse cuando la persona se ha comprometido previamente a trabajar tiempo extraordinario y la jornada fue planificada tomando en cuenta su presencia.
¿Hay un máximo diario, semanal o mensual de horas extra que se puedan trabajar?
Según la abogada Acosta, salvo las reglas específicas para determinadas ocupaciones, el artículo 140 del Código de Trabajo establece que la jornada ordinaria y la extraordinaria no pueden superar, en conjunto, las 12 horas diarias, excepto en casos de siniestro o riesgo inminente para personas, establecimientos, máquinas u otros bienes.
La abogada destacó que, aunque existen límites semanales según el tipo de jornada, el cálculo de las horas extra se realiza diariamente y no por semana.
Por ello, una vez que se supera el límite diario pactado entre las partes, comienza a contabilizarse el tiempo extraordinario.
¿Qué ocurre si la jornada extraordinaria se vuelve habitual, permanente o parte regular del puesto?
Las horas extra tienen un carácter excepcional y ocasional, por lo que no deberían convertirse en una extensión permanente de la jornada.
Su uso excesivo, añadió, puede revelar problemas de organización, como falta de personal, una distribución inadecuada de los horarios o trabajadores que no cuentan con la capacitación necesaria.
Desde el punto de vista legal, la abogada advirtió que convertirlas en una práctica permanente podría constituir una infracción a la normativa laboral y generar consecuencias ante una eventual inspección del Ministerio de Trabajo.
En términos económicos, las horas extra incrementan el costo de la planilla y pueden repercutir en cargas sociales, impuestos al salario, vacaciones, aguinaldo y prestaciones laborales, al elevar la base sobre la que se calculan estos rubros.
Además, Acosta destacó posibles efectos operativos, como agotamiento, cansancio y una mayor propensión a cometer errores.
¿Cómo se calcula el valor de una hora extra?
Acosta explicó que la jornada extraordinaria debe remunerarse con un 50% adicional sobre el valor de la hora ordinaria.
Sin embargo, el cálculo varía según el tipo de jornada —diurna, mixta o nocturna— y si las labores se realizan en un día feriado o de descanso, cuando el pago de la jornada puede ser doble.
Por esas variaciones, señaló la abogada, es frecuente que se cometan errores al determinar el monto correspondiente a las horas extra.
¿Puede el empleador negar el pago si no existió una autorización previa, pero está probado que el trabajo extra se realizó?
Dentro de sus facultades de dirección, el empleador puede establecer reglas para solicitar y autorizar el trabajo fuera de la jornada ordinaria. Estas disposiciones permiten evaluar las necesidades de personal, turnos y distribución de horarios, así como mantener el control sobre los costos de operación.
La abogada señaló que, al tener un costo mayor, las horas extra también pueden generar incentivos para que algunos trabajadores prolonguen innecesariamente sus labores con el propósito de obtener una remuneración adicional.
Por ello, cuando existen políticas claras de autorización o solicitud de tiempo extraordinario y la persona trabajadora decide no seguirlas, Acosta consideró que el patrono podría alegar válidamente la improcedencia del pago, según las circunstancias del caso.
¿Qué deben guardar una persona trabajadora y el patrono para llevar un registro de horas extra laboradas?
Acosta señaló que el patrono debería conservar planillas donde se diferencien las remuneraciones ordinarias y extraordinarias, controles de entrada y salida, comprobantes de pago desglosados y políticas internas que regulen las horas extra en los distintos departamentos.
Por su parte, la persona trabajadora puede llevar un registro personal detallado, conservar copia de la normativa interna de la empresa y guardar las autorizaciones o solicitudes para realizar labores extraordinarias.
¿Desde cuándo empieza a correr el plazo para reclamar el pago de horas extra laboradas?
El salario es la contraprestación por un servicio. Por ello, Acosta explicó que el derecho a reclamar su pago surge una vez cumplido el proceso de autorización —si corresponde— y prestado el servicio, en la siguiente fecha de pago o en aquella establecida específicamente para las horas extra.
La abogada aclaró que algunas empresas realizan cortes especiales para estas remuneraciones, con el fin de contar con el tiempo necesario para registrar y verificar las horas trabajadas.
¿El reclamo de horas extra caduca o prescribe?
Acosta señaló que, salvo una disposición especial, los derechos y acciones derivados de los contratos de trabajo prescriben en un año contado desde la fecha de terminación de la relación laboral, según el artículo 413 del Código de Trabajo.
La norma también contempla causales que pueden interrumpir ese plazo.
¿Responder mensajes de WhatsApp, correos o llamadas de la jefatura en la noche o fines de semana cuenta como tiempo de trabajo?
La abogada indicó que no existe una respuesta única, pues deben analizarse distintos elementos. Entre ellos están el esfuerzo requerido, si la respuesta fue exigida o mediaba una orden, la frecuencia y duración de la actividad y si existía un acuerdo de disponibilidad remunerada.
Ante situaciones susceptibles de distintas interpretaciones, Acosta recomendó establecer políticas internas que definan con claridad estos aspectos cuando la normativa, la jurisprudencia o la práctica no sean suficientemente precisas.