Recepta na sukces e-Doręczeń

e-Doręczenia, czyli listy polecone w postaci cyfrowej, to wygodne rozwiązanie, które niesie ze sobą wiele korzyści. Przede wszystkim jest to oszczędność czasu, gdyż z usługi można korzystać o każdej porze dnia, z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu, a nadana przesyłka jest dostarczana praktycznie natychmiastowo. Kolejna to bezpieczeństwo, ponieważ e-Doręczenia pozwalają w łatwy sposób zidentyfikować zarówno nadawcę, jak i odbiorcę, a każda czynność generuje dowody w postaci elektronicznej, które mogą stanowić podstawę do rozstrzygania sporów w sprawach sądowych.

Podstawową ideą wprowadzenia e-Doręczeń jest uproszczenie wysyłania korespondencji do podmiotów publicznych, zapewniając jednocześnie wyższy poziom bezpieczeństwa. Docelowo usługa ta zastąpi ePUAP (Elektroniczną Platformę Usług Administracji Publicznej) pozwalając jednocześnie na eliminację korespondencji papierowej między komunikującymi się stronami. Rozwiązanie to doskonale sprawdzi się również w kontaktach między przedstawicielami biznesu. Obecnie obywatele, czyli użytkownicy fizyczni, nie mają obowiązku posiadania adresu e-Doręczeń, ale mogą zostać do tego zachęceni, gdyż dzięki niemu będą w stanie załatwić wiele spraw wygodniej i szybciej, np. w banku czy urzędzie gminy.

Ustawa o doręczeniach elektronicznych wprowadza Kwalifikowaną Usługę Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego. Jej dostawcy oferują możliwość wymiany korespondencji również z podmiotami niepublicznymi, czyli biznesem i osobami prywatnymi. Mogą z niej skorzystać zarówno firmy, jak i osoby fizyczne.  Jednym z pierwszych dostawców komercyjnych usługi e-Doręczeń na polskim rynku jest Certum by Asseco.

e-Doręczenia to ogromna szansa na cyfryzację wielu procesów na linii państwo – obywatel – firma. Paweł Wojtaszyk, ekspert Asseco Data Systems wskazuje cztery czynniki, które wpłyną na to, czy ten projekt okaże się sukcesem a założone skrzynki do e-Doręczeń nie będą jedynie martwym tworem.

Współpraca między dostawcami e-Doręczeń

Niezbędnym elementem powodzenia e-Doręczeń jest ciągła współpraca między wszystkimi dostawcami (publicznym i prywatnymi) i wzajemna integracja. To sprawi, że cały system będzie sprawny, wydajny i przyjazny dla użytkowników. Dialog pomiędzy dostawcami usługi oraz synergia między nimi pozwoli określić wspólne zasady, dzięki czemu przesyłki bez problemu będą dostarczane do odbiorców.

O sukcesie e-Doręczeń w dużej mierze będą świadczyły dobre doświadczenia użytkowników. Jeżeli nie uda się skutecznie wysłać korespondencji, użytkowników nie będzie interesowało, kto zawinił: dostawca technologii po stronie nadawcy czy odbiorcy. Takie doświadczenie skutecznie zniechęci daną osobę do dalszego korzystania z e-Doręczeń.

Budowanie świadomości

Dla powodzenia projektu, jakim są e-Doręczenia, kluczowa będzie edukacja użytkowników. Świadomość, z jakimi zmianami wiąże się wprowadzenie tej usługi, wciąż jest niewielka. Prym wiodą oczywiście duże organizacje, które w większości od dawna przygotowują się do tej zmiany. Dużo gorzej jest w sektorze MŚP. Należy pamiętać, że posiadanie adresu do doręczeń elektronicznych oraz skrzynki będzie obowiązkowe dla wszystkich firm, a korespondencja wysłana tą drogą ma taką samą moc prawną jak tradycyjny list polecony. Firma, a także obywatel, mając adres do e-Doręczeń nie muszą się obawiać, że nie dotrze do nich jakieś ważne pismo (np. od kontrahenta, z urzędu, banku, sądu, komornika), które wymaga szybkiej reakcji, aby zapobiec poniesieniu poważnych konsekwencji, np. finansowych. W przypadku e-Doręczeń nie jesteśmy zależni od funkcjonowania jednostek pocztowych czy kurierów, ponieważ nadanie przesyłki oraz jej odbiór odbywa się on-line.

Taniej niż papierowy list polecony

Efektywne zastąpienie papierowej korespondencji przez e-Doręczenia wymaga atrakcyjnej ceny. W e-Doręczeniach od Asseco komunikacja z administracją publiczną jest bezpłatna, ale korespondencja do firmy lub osoby fizycznej wiąże się z opłatą za przesyłkę. W porównaniu z tradycyjnymi listami poleconymi, których cena wynosi średnio około 10 zł, koszt wysłania elektronicznego listu jest znacznie niższy. Dzięki temu komunikacja elektroniczna staje się bardziej opłacalna i konkurencyjna w stosunku do tradycyjnych metod wysyłki listów poleconych.

Możliwość wyboru różnych dostawców

Niezwykle ważną decyzją było otwarcie rynku na dostawców komercyjnych, co przełoży się na wzrost poziomu usług. Konkurencja sprawi, że dostawcy e-Doręczeń będą musieli rywalizować o klientów, oferując im możliwie jak najlepsze rozwiązania. Odbiorca końcowy, czyli firmy i obywatele na pewno na tym skorzystają. Dostępność rynku dla różnych dostawców powinna być istotnym elementem strategii wdrożenia krajowego systemu e-Doręczeń.

Warto dodać, że dostawcami usług z zakresu e-Doręczeń nie są przypadkowe firmy. Wcześniej należy przejść restrykcyjne audyty i spełnić szereg standardów.

Wprowadzenie e-Doręczeń oznacza korzyści dla całego rynku. Użytkownicy zyskają jeden ustandaryzowany kanał komunikacji nie tylko w Polsce, ale całej Europie, gdyż e-Doręczenia są zgodne z unijnym rozporządzeniem eIDAS. Z perspektywy administracji państwowej ogromną zaletą jest ujednolicenie standardu przekazywania komunikacji. Dla biznesu e-Doręczenia stanowią wartość dodaną, którą firmy mogą oferować swoim klientom. Ustandaryzowanie usługi e-Doręczeń sprawi, że niezależnie z czyjego rozwiązania skorzysta użytkownik, efekt będzie bardzo podobny, a moc dowodowa korespondencji zostanie zachowana.

Materiał partnera

Artykuł Recepta na sukces e-Doręczeń pochodzi z serwisu GF24.pl.